Phiếu kết quả thử nghiệm: đọc từng mục và câu "chỉ có giá trị trên mẫu thử"

Phiếu kết quả thử nghiệm cho biết một mẫu cụ thể có đặc tính gì khi thử bằng một phương pháp cụ thể, vào một thời điểm cụ thể. Muốn dùng phiếu đúng, bạn đọc theo thứ tự: mẫu là gì và ai lấy, phương pháp nào, phép thử có được công nhận không, con số kèm đơn vị và độ không đảm bảo đo ra sao, và nếu có kết luận "đạt" thì phòng thử nghiệm đã so với mức nào, theo quy tắc nào.

Câu "kết quả chỉ có giá trị trên mẫu thử" in ở cuối phiếu không phải thủ tục cho có. Đó là giới hạn quan trọng nhất của tờ giấy, và phần lớn tranh cãi về phiếu thử nghiệm xuất phát từ việc người dùng quên câu này.

Các mục của một phiếu và ý nghĩa

Chuẩn ISO/IEC 17025 nêu những thông tin phiếu kết quả của phòng thử nghiệm được công nhận phải có, trừ khi có lý do chính đáng để lược bớt. Bảng dưới gom lại theo cách người dùng nên đọc.

Phiếu thiếu một vài mục không có nghĩa là phiếu sai, nhưng mỗi mục thiếu là một chỗ người đọc sau bạn, như khách hàng hay cơ quan kiểm tra, có thể đặt câu hỏi.

Mẫu do ai lấy: câu hỏi quyết định giá trị phiếu

Phần lớn phiếu thử nghiệm mà cơ sở nhỏ cầm trong tay là phiếu cho mẫu do khách hàng tự gửi. Phòng thử nghiệm nhận gói mẫu, ghi tình trạng khi nhận, thử và trả kết quả. Họ không biết mẫu đó được lấy từ lô nào, lấy thế nào, có đại diện cho lô hay không, và phiếu thường ghi rõ điều này.

Khi phòng thử nghiệm hoặc tổ chức giám định cử người đến lấy mẫu theo một phương pháp lấy mẫu xác định, có biên bản, có niêm phong, phiếu kết quả mạnh hơn hẳn về giá trị chứng minh. Đó là lý do hồ sơ chứng nhận, hồ sơ giám định lô hàng hoặc kiểm tra của cơ quan nhà nước thường đòi mẫu được lấy bởi bên độc lập.

Ví dụ giả định: một cơ sở gửi một túi cà phê rang để thử độ ẩm và nhận kết quả đạt. Ba tháng sau, khách hàng thử một bao trong lô đang giao và thấy độ ẩm cao hơn mức hợp đồng. Phiếu cũ không bảo vệ được cơ sở trong tranh luận này, vì nó chỉ nói về túi mẫu đã gửi, ở thời điểm đó.

Bài học thực tế: dùng phiếu mẫu tự gửi cho kiểm soát nội bộ và cho thông tin tham khảo; khi cần chứng minh với bên thứ ba về một lô hàng, nên đặt bên độc lập lấy mẫu, hoặc ít nhất lấy mẫu có chứng kiến và biên bản.

Đọc con số cho đúng

Đơn vị và cơ sở tính. Hàm lượng có thể tính trên mẫu nguyên trạng hay mẫu đã sấy khô, trên khối lượng hay thể tích. So sai cơ sở tính là so hai thứ khác nhau. Đọc kỹ chú thích dưới bảng kết quả.

Giới hạn phát hiện và giới hạn định lượng. Khi phiếu ghi "không phát hiện" kèm giới hạn phát hiện, điều đó chỉ có nghĩa là hàm lượng thấp hơn mức phương pháp phát hiện được, không có nghĩa là bằng không. Nếu tiêu chuẩn của bạn đòi mức thấp hơn giới hạn phát hiện của phương pháp, phiếu đó không trả lời được câu hỏi của bạn.

Kết quả "nhỏ hơn" một con số. Phiếu ghi "nhỏ hơn" kèm một giá trị thường là giới hạn định lượng. Kết quả nằm dưới mức đó, nhưng không biết chính xác bao nhiêu.

Độ không đảm bảo đo. Mọi phép đo có sai số. Phòng thử nghiệm được công nhận ước lượng và báo độ không đảm bảo khi nó ảnh hưởng tới việc dùng kết quả, hoặc khi khách hàng yêu cầu. Một con số kèm khoảng cộng trừ cho bạn biết giá trị thật có thể nằm trong khoảng nào.

Số chữ số sau dấu phẩy. Phiếu báo nhiều chữ số không có nghĩa là chính xác hơn. Độ chính xác do phương pháp quyết định, không do cách trình bày.

Khi phiếu ghi "đạt" hoặc "không đạt": quy tắc quyết định

Phiếu có thể chỉ báo con số, hoặc có thêm tuyên bố phù hợp kiểu "đạt yêu cầu theo tiêu chuẩn X". Khi có tuyên bố phù hợp, ISO/IEC 17025 phiên bản 2017 yêu cầu phòng thử nghiệm áp dụng một quy tắc quyết định đã thoả thuận với khách hàng, tức là quy tắc cho biết khi kết quả nằm gần giới hạn thì tính độ không đảm bảo đo vào kết luận như thế nào.

Ví dụ giả định: giới hạn tối đa là 0,50, kết quả đo là 0,48, độ không đảm bảo mở rộng là cộng trừ 0,05. Giá trị thật có thể nằm từ 0,43 đến 0,53, tức có khả năng vượt giới hạn. Nếu quy tắc quyết định là so thẳng con số đo với giới hạn, phiếu ghi đạt. Nếu quy tắc đòi cả khoảng phải nằm dưới giới hạn, phiếu không thể ghi đạt. Hai cách đều hợp lệ khi được thoả thuận trước; điều không hợp lệ là không ai nói trước dùng cách nào.

Vì vậy khi gửi mẫu cho mục đích chứng minh phù hợp, bạn nên nêu rõ trong phiếu yêu cầu: so với tiêu chuẩn nào, mức nào, và quy tắc quyết định nào. Nếu hợp đồng với khách đã quy định quy tắc, hãy dùng đúng quy tắc đó.

Khi kết quả rơi vào vùng sát giới hạn, phiếu đạt cũng không phải lý do để yên tâm. Đó là tín hiệu để bạn xem lại quá trình sản xuất trước khi lô sau vượt hẳn.

Phép thử có được công nhận không: đọc ra sao

Một phòng thử nghiệm được công nhận không có nghĩa mọi phép thử họ làm đều được công nhận. Cách nhận ra trên phiếu:

• Phiếu có dấu công nhận và số hiệu phòng thử nghiệm trong hệ thống công nhận, ví dụ hệ thống công nhận phòng thử nghiệm quen gọi là VILAS ở Việt Nam.
• Các chỉ tiêu được công nhận thường được đánh dấu riêng, kèm chú thích ở cuối phiếu; chỉ tiêu không có dấu là ngoài phạm vi công nhận.
• Phép thử do nhà thầu phụ thực hiện phải được ghi rõ là do đơn vị khác làm.
• Bạn đối chiếu chỉ tiêu và phương pháp trên phiếu với danh mục phép thử được công nhận mà tổ chức công nhận công bố cho phòng đó, xem cả nền mẫu: phép thử kim loại nặng được công nhận cho nước chưa chắc được công nhận cho thực phẩm khô.

Kết quả ngoài phạm vi công nhận vẫn có thể đúng về kỹ thuật. Vấn đề là bên nhận phiếu có chấp nhận hay không; nhiều hợp đồng và hồ sơ đòi rõ "phép thử được công nhận", khi đó phiếu ngoài phạm vi sẽ bị từ chối.

Phiếu điện tử và cách xác thực một phiếu

Nhiều phòng thử nghiệm nay phát hành phiếu điện tử, có chữ ký số hoặc có mã xác thực để người nhận tự kiểm. Phiếu điện tử thuận tiện vì gửi nhanh, lưu gọn, nhưng cũng dễ bị chỉnh sửa nếu người cầm phiếu có ý đồ. Vì vậy khi phiếu đến từ người khác, như nhà cung cấp gửi cho bạn hoặc bạn gửi cho khách hàng, nên có cách để bên nhận xác thực.

Cách chắc nhất là liên hệ trực tiếp phòng thử nghiệm phát hành phiếu, qua đầu mối bạn tự tìm từ nguồn chính thức chứ không qua đầu mối in trên phiếu, cung cấp số phiếu và hỏi họ xác nhận nội dung. Phòng thử nghiệm làm việc nghiêm túc sẵn sàng xác nhận phiếu có tồn tại và nội dung có khớp hay không, dù có thể không gửi lại toàn văn cho người không phải khách hàng của họ.

Với phiếu có chữ ký số, phần mềm đọc tệp thường cho biết chữ ký còn nguyên vẹn hay tệp đã bị sửa sau khi ký. Với phiếu giấy, bạn xem dấu giáp lai, số trang, và so định dạng với các phiếu khác cùng phòng đã có trong hồ sơ.

Khi chính bạn là bên gửi phiếu đi, chủ động ghi chú số phiếu và cho phép bên nhận xác thực sẽ tăng niềm tin hơn mọi lời giải thích.

Những lỗi dùng phiếu hay gặp

Phiếu đúng nhưng dùng sai vẫn gây rắc rối. Những lỗi sau gặp nhiều nhất ở cơ sở nhỏ:

• Dùng một phiếu cho nhiều năm và nhiều lô, kể cả sau khi đã đổi nguyên liệu hoặc nhà cung cấp.
• Dùng phiếu của nhà cung cấp nguyên liệu như thể phiếu cho thành phẩm của mình.
• Chỉ đưa trang có kết quả đẹp vào hồ sơ, bỏ các trang còn lại; người đọc kỹ sẽ thấy số trang không khớp.
• Sửa tên mẫu hoặc tên khách hàng trên phiếu cho "khớp" hồ sơ. Đây là sửa nội dung giấy tờ của người khác và có thể dẫn tới trách nhiệm pháp lý.
• Trích một con số từ phiếu để quảng cáo mà không nói rõ chỉ tiêu, phương pháp và ngày thử.

Muốn có phiếu dùng lâu dài cho một sản phẩm, cách đúng là lập kế hoạch thử nghiệm định kỳ theo lô hoặc theo thời gian, lưu phiếu theo mã lô, và cập nhật mỗi khi thay đổi công thức hay nguồn nguyên liệu.

Câu hỏi thường gặp

Phiếu thử nghiệm có thời hạn hiệu lực không?

Phiếu không có thời hạn theo nghĩa pháp lý chung, vì nó ghi nhận kết quả của một mẫu tại một thời điểm. Nhưng người nhận phiếu, như khách hàng, cơ quan tiếp nhận hồ sơ hay quy định chuyên ngành, thường đặt yêu cầu phiếu không quá một khoảng thời gian nhất định. Bạn hỏi bên nhận hoặc đối chiếu quy định cho thủ tục cụ thể.

Phiếu bằng tiếng Anh của phòng thử nghiệm nước ngoài có dùng được ở Việt Nam không?

Với mục đích thương mại, nếu khách hàng chấp nhận thì dùng được. Với hồ sơ nộp cơ quan nhà nước, thường cần bản dịch, có khi cần hợp pháp hoá lãnh sự, và phòng thử nghiệm phải đáp ứng yêu cầu thừa nhận theo quy định chuyên ngành. Bạn đối chiếu yêu cầu của thủ tục trước khi gửi mẫu ra nước ngoài.

Kết quả hai phòng thử nghiệm khác nhau thì tin bên nào?

Trước hết so phương pháp, nền mẫu, ngày thử và độ không đảm bảo đo của hai phiếu. Nhiều khi hai kết quả đều đúng trong phạm vi sai số của mình. Nếu chênh lệch vượt quá mức đó, cần thử lại trên mẫu lưu ở một phòng thứ ba được hai bên đồng ý, theo phương pháp đã thống nhất trước.

Có được yêu cầu phòng thử nghiệm bỏ câu "chỉ có giá trị trên mẫu thử" khỏi phiếu không?

Không nên và thường không được. Câu đó phản ánh đúng phạm vi trách nhiệm của phòng thử nghiệm khi họ không lấy mẫu. Nếu bạn cần kết luận cho cả lô, hãy đặt dịch vụ lấy mẫu hoặc giám định lô thay vì xin bỏ câu giới hạn.

Phiếu ghi kết quả nhưng không ghi đạt hay không đạt thì tự so với tiêu chuẩn có được không?

Được, nếu bạn so đúng đơn vị, đúng cơ sở tính và hiểu cách xử lý kết quả sát giới hạn. Ghi lại cách bạn so và căn cứ vào đâu trong hồ sơ nội bộ. Khi cần tuyên bố phù hợp với bên thứ ba, nên để phòng thử nghiệm đưa ra theo quy tắc quyết định đã thoả thuận.

Phòng thử nghiệm được phép sửa phiếu đã phát hành không?

Phòng thử nghiệm có thể phát hành phiếu sửa đổi hoặc phiếu thay thế khi phát hiện sai sót, và phiếu mới phải ghi rõ là thay thế phiếu nào. Bạn giữ cả hai bản trong hồ sơ. Người ngoài, kể cả khách hàng, không được tự sửa nội dung phiếu.