Gửi mẫu đi thử nghiệm cho đúng gồm năm việc: xác định phiếu kết quả sẽ dùng vào đâu, chọn chỉ tiêu và phương pháp theo đúng chuẩn so sánh, chọn phòng thử nghiệm có phép thử đó trong phạm vi công nhận, chuẩn bị đủ lượng mẫu và niêm phong có biên bản, giữ mẫu lưu đối chứng. Bỏ một trong năm việc, bạn vẫn nhận được phiếu, nhưng phiếu có thể không dùng được cho mục đích bạn cần.
Bài viết theo góc cơ sở sản xuất hàng tiêu dùng, vật liệu, sản phẩm công nghiệp nhẹ. Với thực phẩm, nguyên tắc tương tự nhưng có thêm yêu cầu riêng của thủ tục an toàn thực phẩm, nên bạn đối chiếu hướng dẫn chuyên ngành.
Bắt đầu từ mục đích của phiếu
Cùng một sản phẩm, phiếu thử nghiệm có thể phục vụ nhiều mục đích: số liệu để xây tiêu chuẩn cơ sở, bằng chứng nộp kèm hồ sơ chứng nhận, tài liệu gửi khách hàng theo hợp đồng, kiểm tra định kỳ nội bộ, hoặc căn cứ khi có tranh chấp chất lượng. Mỗi mục đích kéo theo yêu cầu khác nhau về chỉ tiêu, phương pháp, ai lấy mẫu và phòng nào thử.
Phiếu cho kiểm soát nội bộ có thể dùng phương pháp nhanh, ít chỉ tiêu, gửi phòng gần nhất. Phiếu cho hồ sơ chứng nhận hoặc cho khách hàng thường phải theo đúng phương pháp ghi trong tiêu chuẩn, do phòng được công nhận cho phép thử đó thực hiện, và có khi mẫu phải do tổ chức chứng nhận lấy. Phiếu cho tranh chấp thì cần thêm sự đồng thuận của bên kia về phòng thử nghiệm và phương pháp, nếu không bên kia có quyền không công nhận.
Vì vậy câu đầu tiên bạn viết vào sổ trước khi gửi mẫu là: phiếu này để làm gì, ai sẽ đọc, họ đòi gì. Nếu người đọc là khách hàng, xin họ văn bản nêu chỉ tiêu, phương pháp và yêu cầu về phòng thử nghiệm. Một email xác nhận rõ ràng hơn mọi cuộc gọi.
Chọn chỉ tiêu và phương pháp
Chỉ tiêu đi theo chuẩn so sánh. Nếu bạn đang chứng minh sản phẩm phù hợp một tiêu chuẩn quốc gia, tiêu chuẩn quốc tế hay tiêu chuẩn cơ sở, danh sách chỉ tiêu và mức yêu cầu nằm ngay trong tiêu chuẩn đó. Gửi thiếu chỉ tiêu thì không kết luận được phù hợp; gửi thừa thì tốn tiền.
Phương pháp đi theo chỉ tiêu. Tiêu chuẩn sản phẩm thường viện dẫn phương pháp thử cụ thể. Hai phương pháp đo cùng một chỉ tiêu có thể cho kết quả khác nhau đáng kể, nhất là với chỉ tiêu cơ lý và hoá học ở hàm lượng thấp. Ghi rõ phương pháp trong phiếu yêu cầu, đừng để phòng thử nghiệm tự chọn rồi mới phát hiện không khớp.
Giới hạn phát hiện phải thấp hơn mức yêu cầu. Nếu tiêu chuẩn đòi một chất không vượt một mức rất thấp, phương pháp phải phát hiện được ở mức đó. Hỏi phòng thử nghiệm giới hạn phát hiện và giới hạn định lượng của phương pháp trước khi gửi.
Ưu tiên chỉ tiêu rủi ro khi ngân sách có hạn. Với kiểm tra nội bộ, chọn chỉ tiêu dễ biến động nhất theo nguyên liệu và quá trình của bạn, thay vì thử đủ cả bộ mỗi lần. Ghi lý do chọn vào hồ sơ để giải thích được khi bị hỏi.
Chọn phòng thử nghiệm
Phòng thử nghiệm phù hợp không chỉ là phòng gần nhất hay báo giá thấp nhất. Bạn kiểm theo thứ tự:
- Phòng có đăng ký hoạt động thử nghiệm cho lĩnh vực sản phẩm của bạn.
- Chỉ tiêu và phương pháp bạn cần nằm trong phạm vi được công nhận, đúng nền mẫu. Phạm vi công nhận được tổ chức công nhận công bố công khai, bạn tự tra được.
- Nếu thủ tục bạn làm là thủ tục quản lý nhà nước theo quy chuẩn, phòng phải được chỉ định cho quy chuẩn đó; đây là chuyện hợp quy, đối chiếu hướng dẫn riêng.
- Phòng có làm thầu phụ không. Một số chỉ tiêu phòng nhận mẫu sẽ gửi tiếp cho phòng khác; phiếu phải ghi rõ, và bạn có quyền biết phòng thầu phụ là ai để kiểm phạm vi công nhận của họ.
- Thời gian trả kết quả và cách bảo quản mẫu trong thời gian chờ, nhất là với mẫu dễ biến đổi.
- Cách nhận và xác thực phiếu: bản giấy, bản điện tử có chữ ký số, có tra cứu được không.
Nếu khách hàng hoặc bên mua nước ngoài đã có danh sách phòng thử nghiệm chấp nhận, đừng tự chọn ngoài danh sách. Mọi tiêu chí khác đều đứng sau tiêu chí "bên đọc phiếu có chấp nhận không".
Lượng mẫu, bao gói và bảo quản
Mẫu không đủ hoặc hỏng trên đường là lý do phổ biến khiến phòng thử nghiệm từ chối nhận hoặc ghi chú bất lợi về tình trạng mẫu. Bảng sau là nguyên tắc chung; lượng cụ thể bạn hỏi phòng thử nghiệm cho từng chỉ tiêu.
| Việc | Nguyên tắc | Lỗi hay gặp |
|---|---|---|
| Lượng mẫu | Đủ cho mọi chỉ tiêu, cộng phần thử lặp và phần mẫu lưu | Gửi vừa đủ một lần thử, khi cần thử lại thì hết mẫu |
| Bao gói | Vật liệu không làm thay đổi chỉ tiêu cần thử, kín, chịu được vận chuyển | Dùng túi nhựa tái sử dụng cho mẫu thử thôi nhiễm, làm sai kết quả |
| Nhận dạng | Mỗi gói ghi mã mẫu khớp với phiếu yêu cầu, không trùng | Ghi tay mờ, hai mẫu cùng tên, phòng thử nghiệm không phân biệt được |
| Bảo quản | Theo yêu cầu của chỉ tiêu: mát, khô, tối, kín khí | Để mẫu trong xe nóng nhiều giờ trước khi giao |
| Thời gian | Giao sớm sau khi lấy, nhất là mẫu có chỉ tiêu dễ thay đổi | Gom mẫu nhiều ngày mới gửi một lần |
Với mẫu là sản phẩm hoàn chỉnh như đồ gia dụng, đồ gốm, vật liệu xây dựng, gửi nguyên đơn vị sản phẩm trong bao bì thương mại giúp phòng thử nghiệm mô tả mẫu chính xác hơn và tránh câu hỏi về tình trạng mẫu.
Lấy mẫu có chứng kiến, niêm phong và mẫu lưu
Khi phiếu có thể phải dùng để chứng minh với bên thứ ba, mẫu cần được lấy và giữ sao cho không ai nghi ngờ được. Trình tự thường dùng:
- Thống nhất trước phương pháp lấy mẫu: lấy từ lô nào, bao nhiêu đơn vị, lấy ngẫu nhiên ở những vị trí nào. Nếu tiêu chuẩn sản phẩm có quy định lấy mẫu, làm theo đúng quy định đó.
- Lấy mẫu có mặt hai bên, hoặc có người của tổ chức độc lập. Chia mẫu thành ít nhất ba phần như nhau: một phần gửi thử, một phần mẫu lưu của bạn, một phần mẫu lưu của bên kia hoặc của tổ chức lấy mẫu.
- Niêm phong từng phần, ghi mã niêm phong, các bên ký trên niêm phong hoặc trên tem dán chồng mép.
- Lập biên bản lấy mẫu ghi thời gian, địa điểm, mã lô, số lượng, cách lấy, mã niêm phong và người chứng kiến; mỗi bên giữ một bản.
- Bảo quản mẫu lưu đúng điều kiện trong khoảng thời gian đủ để giải quyết khiếu nại nếu có, thường không ngắn hơn thời hạn khiếu nại trong hợp đồng.
Mẫu lưu là thứ bị bỏ quên nhiều nhất và cũng là thứ cứu bạn nhiều nhất. Khi kết quả bị tranh cãi, chỉ có mẫu lưu niêm phong nguyên vẹn mới cho phép thử lại một cách công bằng.
Khi kết quả về không như mong đợi
Kết quả không đạt hoặc lệch hẳn so với kinh nghiệm của bạn không phải lúc nào cũng là lỗi sản phẩm. Trước khi kết luận, rà lại theo thứ tự từ ngoài vào trong. Đầu tiên là mẫu: mẫu có đại diện không, có bị nhiễm bẩn hay biến đổi trong lúc lấy, đóng gói, vận chuyển không. Thứ hai là phương pháp: phòng có thử đúng phương pháp bạn yêu cầu không, cơ sở tính có khớp với cách tiêu chuẩn quy định không. Thứ ba mới là sản phẩm và quá trình.
Nếu nghi có vấn đề ở phòng thử nghiệm, bạn có quyền đề nghị họ xem xét lại: kiểm tra số liệu thô, tính toán, điều kiện thử, và nếu cần thì thử lại trên phần mẫu còn lại hoặc mẫu lưu. Đề nghị bằng văn bản, nêu cụ thể điểm nghi ngờ, kèm căn cứ như kết quả các lô trước. Phòng thử nghiệm được công nhận phải có quy trình xử lý khiếu nại và công việc không phù hợp.
Nếu sau khi rà soát mà kết quả vẫn không đạt, coi đó là thông tin quý. Khoanh vùng lô bị ảnh hưởng, tìm nguyên nhân trong nguyên liệu hoặc quá trình, khắc phục rồi thử lại trên mẫu mới. Đừng gửi lần lượt nhiều mẫu cho tới khi có một phiếu đạt rồi chỉ giữ phiếu đó; cách làm ấy che mất vấn đề thật và sẽ lộ ra khi khách hàng tự thử.
Điền phiếu yêu cầu thử nghiệm
Phiếu yêu cầu, có nơi gọi là giấy đề nghị thử nghiệm, là hợp đồng nhỏ giữa bạn và phòng thử nghiệm. Những gì bạn ghi ở đây quyết định nội dung phiếu kết quả:
- Tên khách hàng đúng pháp nhân sẽ dùng phiếu; nếu phiếu dùng cho hồ sơ của công ty, đừng để tên cá nhân người đi gửi.
- Tên mẫu, mã lô, mô tả đủ để nhận dạng, khớp với nhãn trên gói mẫu.
- Danh sách chỉ tiêu và phương pháp cụ thể cho từng chỉ tiêu.
- Có yêu cầu báo độ không đảm bảo đo hay không, có yêu cầu tuyên bố phù hợp hay không; nếu có thì so với tiêu chuẩn nào, mức nào, theo quy tắc quyết định nào.
- Có đồng ý cho phòng dùng nhà thầu phụ không, và yêu cầu thông báo khi dùng.
- Thời gian lưu mẫu sau thử và cách xử lý mẫu thừa: trả lại hay huỷ.
- Ngôn ngữ phiếu nếu cần song ngữ cho khách nước ngoài.
Đọc lại phiếu yêu cầu trước khi ký nhận. Sửa tên mẫu, thêm chỉ tiêu sau khi phiếu kết quả đã phát hành thường phải làm phiếu mới, tốn thêm thời gian và có khi phải gửi mẫu lại.
Câu hỏi thường gặp
Có nên gửi cùng một mẫu cho hai phòng thử nghiệm để so sánh không?
Với kiểm soát nội bộ, thỉnh thoảng làm việc này giúp bạn biết độ tin cậy của phòng đang dùng. Nhưng chia mẫu phải đồng nhất, cùng phương pháp, cùng thời điểm. Nếu hai kết quả lệch trong phạm vi độ không đảm bảo đo của mỗi bên thì không có gì bất thường.
Mẫu lưu nên giữ bao lâu?
Tối thiểu đến hết thời hạn khiếu nại theo hợp đồng với khách hàng hoặc thời hạn sử dụng của sản phẩm, tuỳ cái nào đến trước theo bản chất mẫu. Một số quy định chuyên ngành có yêu cầu riêng về lưu mẫu, nên bạn đối chiếu quy định cho mặt hàng của mình và ghi thời gian lưu vào quy trình.
Phòng thử nghiệm từ chối nhận mẫu vì tình trạng mẫu thì làm gì?
Hỏi rõ lý do bằng văn bản: thiếu lượng, bao gói không phù hợp, mẫu đã biến đổi. Khắc phục và gửi mẫu mới. Nếu bạn vẫn muốn thử mẫu đó vì không còn mẫu khác, có thể đề nghị phòng thử và ghi chú tình trạng mẫu trên phiếu, chấp nhận rằng giá trị của phiếu sẽ hạn chế hơn.
Nhân viên giao mẫu có cần giấy giới thiệu không?
Phòng thử nghiệm thường không đòi, nhưng việc ghi đúng tên pháp nhân trên phiếu yêu cầu thì quan trọng. Nếu doanh nghiệp có nhiều người gửi mẫu, nên có quy định nội bộ về ai được ký phiếu yêu cầu và cách lưu bản sao, để phiếu kết quả về đúng chỗ.
Thử nghiệm chỉ một vài chỉ tiêu có đủ để ghi tiêu chuẩn áp dụng trên nhãn không?
Không. Ghi tiêu chuẩn áp dụng nghĩa là bạn cam kết sản phẩm đáp ứng toàn bộ yêu cầu của tiêu chuẩn đó. Bạn cần căn cứ cho mọi chỉ tiêu, từ thử nghiệm, từ kiểm soát quá trình hoặc từ hồ sơ nguyên liệu, và giữ căn cứ đó cập nhật theo thời gian.