Hai phòng thử nghiệm cùng thử một chỉ tiêu theo cùng một tiêu chuẩn vẫn có thể ra hai con số khác nhau mà không phòng nào sai. Chênh lệch đến từ năm nguồn: mẫu được lấy khác nhau, mẫu được chuẩn bị khác nhau, phương pháp thử khác nhau, độ tái lập vốn có của phương pháp, và độ không đảm bảo đo của mỗi phòng. Muốn biết chênh lệch là bình thường hay có vấn đề, bạn phải xét từng nguồn.
Đây là gốc của rất nhiều tranh chấp chất lượng giữa bên mua và bên bán: bên bán cầm phiếu "đạt", bên mua cầm phiếu "không đạt". Bài này giải thích từng nguồn chênh lệch bằng ngôn ngữ của người làm sản xuất, cách đọc các khái niệm độ lặp lại, độ tái lập, độ không đảm bảo đo trong tiêu chuẩn, và trình tự xử lý khi hai kết quả không khớp. Cách đọc từng dòng trên phiếu kết quả và cách chọn phòng thử nghiệm được bàn ở chuyên mục về tổ chức thử nghiệm.
Năm nguồn chênh lệch và câu hỏi cần đặt ra
Khi gặp hai kết quả khác nhau, đi lần lượt từ trên xuống. Phần lớn chênh lệch lớn được giải thích ở hai dòng đầu.
| Nguồn chênh lệch | Ví dụ thường gặp | Câu hỏi cần đặt ra |
|---|---|---|
| Lấy mẫu | Một bên lấy ở bao ngoài cùng, bên kia lấy theo phương án lấy mẫu | Mẫu có đại diện cho lô không, có biên bản không |
| Chuẩn bị mẫu | Sấy, nghiền, ổn định nhiệt độ độ ẩm khác nhau trước khi đo | Hai phòng có làm đúng bước chuẩn bị trong tiêu chuẩn không |
| Phương pháp thử | Một bên dùng phương pháp nhanh, một bên dùng phương pháp trọng tài | Phiếu ghi phương pháp nào, có đúng phương pháp hợp đồng yêu cầu không |
| Độ tái lập của phương pháp | Chênh lệch nhỏ giữa hai phòng dù làm đúng mọi bước | Chênh lệch có nằm trong giới hạn tái lập tiêu chuẩn nêu không |
| Độ không đảm bảo đo | Kết quả nằm sát ngưỡng chỉ tiêu | Mỗi phòng công bố độ không đảm bảo bao nhiêu, quy tắc quyết định là gì |
Nếu chênh lệch giải thích được bằng ba dòng cuối, thường không bên nào cố ý sai. Nếu chênh lệch lớn và lấy mẫu không có biên bản, rất khó kết luận bên nào đúng.
Lấy mẫu: kết quả chỉ tốt bằng mẫu
Phòng thử nghiệm chỉ chịu trách nhiệm về mẫu họ nhận được. Phiếu kết quả thường ghi rõ kết quả chỉ có giá trị với mẫu thử. Nếu mẫu không đại diện cho lô, con số dù đo chính xác vẫn không nói được gì về lô hàng. Vì vậy, khi đánh giá một lô, câu hỏi đầu tiên luôn là mẫu được lấy thế nào.
Nhiều tiêu chuẩn sản phẩm dẫn tới một tiêu chuẩn lấy mẫu riêng, quy định cỡ lô, số đơn vị lấy, vị trí lấy và cách gộp mẫu. Với hàng kiểm theo thuộc tính đạt hay không đạt, phương án lấy mẫu theo mức chất lượng chấp nhận (AQL) trong ISO 2859-1 rất phổ biến: tuỳ cỡ lô và mức kiểm tra, bạn lấy một số đơn vị nhất định và chấp nhận lô nếu số đơn vị lỗi không vượt một ngưỡng. Hàng rời như hạt, bột, chất lỏng có tiêu chuẩn lấy mẫu riêng theo loại hàng.
Thực hành tốt là lấy mẫu có mặt cả hai bên, lập biên bản ghi vị trí, số lượng, cách niêm phong, chia mẫu thành ba phần: một cho bên bán, một cho bên mua, một làm mẫu lưu. Thói quen này tốn thêm nửa giờ ở kho nhưng tiết kiệm nhiều tuần tranh luận.
Phương pháp thử: thường quy và trọng tài
Một chỉ tiêu có thể có nhiều phương pháp thử: phương pháp nhanh dùng trong kiểm tra sản xuất, phương pháp chuẩn tốn thời gian hơn nhưng chính xác hơn. Một số tiêu chuẩn chỉ rõ phương pháp nào là phương pháp trọng tài, tức là phương pháp được dùng làm căn cứ khi có tranh chấp. Nếu tiêu chuẩn của bạn có quy định này, hợp đồng nên dẫn theo.
Ví dụ giả định: chỉ tiêu độ ẩm của một loại nông sản có thể đo bằng máy đo nhanh tại kho hoặc bằng phương pháp sấy đến khối lượng không đổi trong phòng thử nghiệm. Máy đo nhanh tiện cho thu mua hằng ngày, nhưng phụ thuộc hiệu chuẩn và loại hạt. Khi bên bán dùng máy đo nhanh ra 13,5%, bên mua dùng phương pháp sấy ra 14,2%, câu hỏi không phải ai nói dối mà là hợp đồng chọn phương pháp nào làm căn cứ.
Ngay cả khi hai bên dùng cùng một tiêu chuẩn phương pháp, phương pháp đó có thể cho phép vài lựa chọn bên trong, như nhiệt độ sấy, thời gian chiết, loại dung môi. Phiếu kết quả tốt sẽ ghi rõ lựa chọn đã dùng; nếu không, hãy hỏi phòng thử nghiệm.
Độ lặp lại và độ tái lập: chênh bao nhiêu là bình thường
Nhiều tiêu chuẩn phương pháp thử có một mục về độ chụm, nêu hai giá trị: độ lặp lại và độ tái lập. Cách xác định các giá trị này thường theo bộ tiêu chuẩn ISO 5725 về độ chính xác của phương pháp đo. Độ lặp lại là giới hạn chênh lệch giữa hai kết quả do cùng một người, cùng thiết bị, cùng phòng, trong thời gian ngắn. Độ tái lập là giới hạn chênh lệch giữa hai kết quả do hai phòng khác nhau thực hiện trên cùng một mẫu.
Với tranh chấp giữa hai phòng, độ tái lập là con số bạn cần. Ví dụ giả định: tiêu chuẩn phương pháp nêu độ tái lập của một chỉ tiêu là 0,8 đơn vị. Phòng A ra 12,1, phòng B ra 12,6. Chênh lệch 0,5 nằm trong giới hạn tái lập, nghĩa là hai kết quả phù hợp với nhau về mặt thống kê; không có cơ sở nói phòng nào sai. Nếu phòng B ra 13,5, chênh lệch 1,4 vượt giới hạn, khi đó cần xem lại lấy mẫu, chuẩn bị mẫu hoặc cách làm của một trong hai phòng.
Nếu tiêu chuẩn không có mục độ chụm, hãy hỏi phòng thử nghiệm dữ liệu so sánh liên phòng hoặc kết quả thử nghiệm thành thạo của họ cho phép thử đó.
Độ không đảm bảo đo và quy tắc quyết định khi kết quả sát ngưỡng
Mọi phép đo đều có độ không đảm bảo, tức là khoảng mà giá trị thật có thể nằm trong đó với một mức tin cậy nhất định. Phòng thử nghiệm áp dụng ISO/IEC 17025 phải đánh giá độ không đảm bảo đo và cung cấp khi được yêu cầu hoặc khi nó ảnh hưởng tới việc kết luận phù hợp. Phiên bản 2017 của tiêu chuẩn này còn yêu cầu phòng thống nhất với khách hàng quy tắc quyết định khi phiếu có kết luận đạt hay không đạt.
Ví dụ giả định: chỉ tiêu quy định tối đa 5,0. Kết quả đo là 4,9 với độ không đảm bảo mở rộng 0,3. Giá trị thật có thể nằm từ 4,6 đến 5,2. Nếu quy tắc quyết định là "so trực tiếp kết quả với ngưỡng", lô đạt. Nếu quy tắc là "chỉ đạt khi cả khoảng nằm dưới ngưỡng", lô không được kết luận đạt. Hai cách đều hợp lệ; điều quan trọng là hai bên thống nhất từ trước.
Bạn nên ghi quy tắc quyết định vào hợp đồng hoặc vào phiếu yêu cầu thử nghiệm, nhất là với chỉ tiêu mà sản phẩm của bạn hay nằm sát ngưỡng.
Khi kết quả của bạn và của bên kia không khớp
Trình tự dưới đây giữ cuộc trao đổi trên dữ kiện và tránh leo thang không cần thiết.
- Đặt hai phiếu cạnh nhau, so tiêu chuẩn phương pháp, năm, lựa chọn bên trong phương pháp, ngày nhận mẫu, tình trạng mẫu khi nhận.
- Kiểm biên bản lấy mẫu của mỗi bên; nếu một bên không có biên bản, ghi nhận điều đó.
- Tính chênh lệch và so với độ tái lập nêu trong tiêu chuẩn phương pháp, nếu có.
- Hỏi mỗi phòng độ không đảm bảo đo và quy tắc quyết định đã dùng.
- Nếu chênh lệch vượt giới hạn hoặc kết quả sát ngưỡng, đề nghị thử mẫu lưu niêm phong tại một phòng độc lập có năng lực được công nhận cho đúng phép thử, theo phương pháp trọng tài nếu tiêu chuẩn có.
- Thống nhất bằng văn bản trước khi thử: phòng nào, phương pháp nào, quy tắc quyết định nào, ai chịu chi phí, kết quả được dùng thế nào.
- Nếu không thống nhất được và giá trị lô hàng đáng kể, chuẩn bị hồ sơ cho giải quyết tranh chấp và tìm tư vấn pháp lý.
Ở bước cuối, ý kiến của luật sư giúp bạn biết hồ sơ đang mạnh yếu ở đâu trước khi gửi văn bản chính thức. Bạn có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn với đầy đủ hai phiếu kết quả, biên bản lấy mẫu và điều khoản chất lượng trong hợp đồng.
Phòng ngừa: những điều nên thống nhất trước khi giao hàng
Hầu hết tình huống trên tránh được nếu hai bên thống nhất vài điểm từ đầu, ngay trong hợp đồng hoặc phụ lục kỹ thuật.
- Tiêu chuẩn lấy mẫu áp dụng, ai lấy, có mặt hai bên hay không, biên bản ra sao.
- Tiêu chuẩn phương pháp thử cho từng chỉ tiêu nghiệm thu, kèm năm và các lựa chọn bên trong phương pháp nếu có.
- Phòng thử nghiệm cho kiểm tra thường xuyên và phòng độc lập cho trường hợp tranh chấp.
- Quy tắc quyết định khi kết quả sát ngưỡng, có tính độ không đảm bảo đo hay không.
- Mức chênh lệch giữa hai bên được coi là chấp nhận, thường lấy theo độ tái lập của phương pháp.
- Mẫu lưu: số lượng, niêm phong, nơi giữ, thời gian giữ.
Danh sách này ngắn, nhưng mỗi dòng tương ứng với một kiểu tranh chấp đã xảy ra rất nhiều lần trong thực tế mua bán hàng hoá.
Với xưởng nhỏ chưa có phòng thử riêng, thêm một việc nữa: chọn sẵn một phòng thử nghiệm bên ngoài cho kiểm tra định kỳ và gửi mẫu đều đặn. Một chuỗi kết quả theo thời gian từ cùng một phòng cho bạn biết sản phẩm thường nằm ở đâu so với ngưỡng, nhờ đó khi một kết quả bất thường xuất hiện, bạn nhận ra ngay đó là lỗi lô hàng hay lỗi phép đo.
Câu hỏi thường gặp
Hai phòng thử nghiệm ra kết quả khác nhau thì phòng nào đúng?
Chưa chắc có phòng nào sai. Cần so phương pháp, cách lấy và chuẩn bị mẫu, rồi xem chênh lệch có nằm trong độ tái lập của phương pháp không. Nếu vượt, thử mẫu lưu tại phòng độc lập theo phương pháp đã thống nhất.
Độ tái lập khác độ lặp lại thế nào?
Độ lặp lại là giới hạn chênh lệch khi cùng một phòng, cùng người, cùng thiết bị đo lặp lại trong thời gian ngắn. Độ tái lập là giới hạn chênh lệch khi hai phòng khác nhau đo cùng một mẫu; nó thường lớn hơn độ lặp lại.
Kết quả bằng đúng ngưỡng tiêu chuẩn thì đạt hay không đạt?
Tuỳ cách tiêu chuẩn ghi mức, ví dụ "không lớn hơn" hay "nhỏ hơn", và tuỳ quy tắc quyết định đã thống nhất. Với kết quả sát ngưỡng, độ không đảm bảo đo có thể làm kết luận thay đổi, nên cần thống nhất trước.
Có bắt buộc phòng thử nghiệm ghi độ không đảm bảo đo trên phiếu không?
Không phải lúc nào cũng ghi. Phòng áp dụng ISO/IEC 17025 phải đánh giá và cung cấp khi khách yêu cầu hoặc khi nó ảnh hưởng tới kết luận. Nếu sản phẩm của bạn hay sát ngưỡng, hãy yêu cầu ghi khi gửi mẫu.
Mẫu lưu đã hết niêm phong còn dùng để thử trọng tài được không?
Giá trị chứng minh giảm mạnh vì bên kia có thể cho rằng mẫu đã bị thay đổi. Hai bên vẫn có thể thoả thuận dùng, nhưng tốt nhất là giữ mẫu lưu niêm phong có chữ ký của cả hai bên ngay từ đầu.
AQL trong lấy mẫu là gì?
AQL là mức chất lượng chấp nhận trong các phương án lấy mẫu kiểm tra theo thuộc tính, phổ biến nhất là theo ISO 2859-1. Từ cỡ lô và mức kiểm tra, bạn biết cần lấy bao nhiêu đơn vị và chấp nhận tối đa bao nhiêu đơn vị lỗi.