Chương trình tiên quyết (PRP) là tập hợp các điều kiện và hoạt động cơ bản giữ môi trường sản xuất sạch và ổn định: nhà xưởng, nước, vệ sinh, kiểm soát động vật gây hại, bảo trì, quản lý nhà cung cấp, vệ sinh cá nhân, xử lý chất thải. Kế hoạch HACCP chỉ tập trung vào vài điểm kiểm soát tới hạn; nó đứng vững được là nhờ phần nền này đã làm tốt. Chuyên gia đánh giá chứng nhận thường dành thời gian ở xưởng để soi PRP nhiều hơn người ta nghĩ.
Cơ sở nhỏ hay mắc một sai lầm: thuê người viết kế hoạch HACCP thật đẹp, trong khi sàn xưởng đọng nước, rác để cạnh khu đóng gói, không ai ghi nhật ký vệ sinh. Bài này liệt kê các nhóm PRP thường được yêu cầu, cách tự chấm mình đang ở đâu, và thứ tự làm hợp lý nếu nguồn lực có hạn. Mức yêu cầu cụ thể tuỳ tiêu chuẩn bạn chọn và loại sản phẩm; phần dưới là nền chung.
Vì sao PRP phải đi trước kế hoạch HACCP
Phân tích mối nguy trong HACCP luôn có một giả định ngầm: những mối nguy chung của môi trường đã được kiểm soát bằng chương trình tiên quyết. Ví dụ khi phân tích công đoạn đóng gói bánh, người lập kế hoạch không đặt điểm kiểm soát tới hạn cho chuyện chuột chạy qua kho bao bì, vì việc đó được giao cho chương trình kiểm soát động vật gây hại. Nếu chương trình ấy chỉ có trên giấy, toàn bộ phân tích mối nguy bị hổng một mảng mà không ai nhìn thấy.
Trong ISO 22000, chương trình tiên quyết là yêu cầu bắt buộc của tiêu chuẩn, được viện dẫn tới các tài liệu kỹ thuật theo từng lĩnh vực như chế biến thực phẩm, dịch vụ ăn uống, sản xuất bao bì, vận chuyển và lưu kho. Các tài liệu này đang được tổ chức tiêu chuẩn quốc tế soát xét, nên khi chọn tài liệu tham chiếu bạn nên hỏi tổ chức chứng nhận phiên bản họ đang dùng để đánh giá. Với HACCP theo nguyên tắc chung về vệ sinh thực phẩm của Codex, phần thực hành vệ sinh tốt cũng được đặt trước, làm nền cho bảy nguyên tắc HACCP.
Nói gọn: chuyên gia đánh giá sẽ không chấp nhận một kế hoạch HACCP đứng trên nền PRP yếu. Ở nhiều cơ sở nhỏ, phần lớn điểm không phù hợp trong lần đánh giá đầu tiên rơi vào PRP chứ không rơi vào kế hoạch HACCP.
Các nhóm chương trình tiên quyết và bằng chứng cần có
Bảng dưới gom các nhóm PRP phổ biến, kèm loại bằng chứng chuyên gia thường hỏi. Không phải cơ sở nào cũng cần đủ mọi dòng ở cùng một mức; xưởng đóng gói gạo sẽ nhẹ phần nhiệt độ hơn xưởng chả cá.
| Nhóm PRP | Nội dung chính | Bằng chứng thường được xem |
|---|---|---|
| Nhà xưởng và bố trí | Luồng một chiều từ nguyên liệu tới thành phẩm, tách khu sạch và khu bẩn | Sơ đồ mặt bằng có luồng đi, quan sát thực tế |
| Nước và hơi nước | Nguồn nước đạt yêu cầu dùng cho sản xuất thực phẩm, bồn chứa được vệ sinh | Kết quả kiểm nghiệm nước định kỳ, lịch súc rửa bồn |
| Vệ sinh và khử trùng | Ai làm sạch cái gì, bằng hoá chất nào, tần suất ra sao | Lịch vệ sinh, nhật ký ký nhận, kiểm tra hiệu quả làm sạch |
| Kiểm soát động vật gây hại | Ngăn chặn từ cửa, bẫy bả đặt đúng chỗ, theo dõi dấu hiệu | Sơ đồ điểm bẫy, hợp đồng dịch vụ nếu thuê ngoài, nhật ký kiểm tra |
| Bảo trì thiết bị | Bảo trì định kỳ, kiểm soát dầu mỡ, mảnh kim loại sau sửa chữa | Kế hoạch bảo trì, phiếu sửa chữa có bước vệ sinh lại trước khi chạy |
| Nhà cung cấp và nguyên liệu | Chọn, duyệt, kiểm tra khi nhận hàng | Danh sách nhà cung cấp được duyệt, phiếu kiểm tra nhận hàng |
| Vệ sinh cá nhân và sức khoẻ | Bảo hộ, rửa tay, quy định trang sức, báo ốm | Quy định nội bộ, giấy xác nhận sức khoẻ, quan sát tại cửa vào xưởng |
| Chất thải và thoát nước | Thùng rác có nắp, thu gom đúng giờ, rãnh thoát không trào ngược | Quan sát thực tế, lịch thu gom |
| Bảo quản và vận chuyển | Nhiệt độ kho, xếp hàng cách tường cách sàn, xe giao hàng sạch | Nhật ký nhiệt độ, kiểm tra xe trước khi xếp hàng |
Tự chấm PRP trong một buổi sáng
Trước khi gọi tổ chức chứng nhận hay đơn vị tư vấn, bạn có thể tự đi một vòng để biết mình đang ở đâu. Cách làm:
- Đi theo đường của nguyên liệu: từ cửa nhận hàng, qua kho, qua các công đoạn, tới kho thành phẩm và cửa xuất. Ghi lại mọi chỗ luồng đi bị cắt chéo, ví dụ người từ khu rửa nguyên liệu đi xuyên qua khu đóng gói.
- Đứng ở mỗi khu năm phút và nhìn lên trần, xuống sàn, vào góc khuất: mạng nhện, bóng đèn không có chụp, nước đọng, kẽ hở dưới cửa.
- Mở sổ ghi chép và đối chiếu với thực tế: nhật ký vệ sinh có ký đủ không, ngày ký có trùng ngày nghỉ của xưởng không.
- Hỏi một công nhân bất kỳ: hôm nay bạn vệ sinh máy này bằng gì, pha bao nhiêu, ai kiểm tra lại. Câu trả lời cho bạn biết quy trình có thật hay chỉ nằm trên giấy.
- Lật hồ sơ nhà cung cấp chính: có đánh giá hay chỉ có hoá đơn mua hàng.
- Ghi mọi phát hiện vào một bảng ba cột: việc cần sửa, người phụ trách, hạn hoàn thành.
Bảng phát hiện này chính là danh sách việc của bạn trong vài tháng tới. Chuyên gia đánh giá thường đi đúng con đường đó, nên những gì bạn thấy được trong một buổi sáng cũng là những gì họ sẽ thấy.
Những PRP hay bị làm cho có ở cơ sở nhỏ
Kiểm tra hiệu quả vệ sinh. Nhiều xưởng có lịch vệ sinh đầy đủ chữ ký nhưng không có bước nào kiểm tra xem làm sạch có thật sự sạch. Có thể bắt đầu bằng kiểm tra trực quan có tiêu chí rõ, sau đó tăng dần bằng lấy mẫu bề mặt định kỳ gửi phòng thử nghiệm.
Kiểm soát dị vật. Thuỷ tinh, nhựa cứng vỡ, mảnh kim loại sau sửa máy là mối nguy hay bị bỏ quên. Cần danh mục vật dụng dễ vỡ trong khu sản xuất, quy định xử lý khi có vỡ, và bước kiểm tra máy sau sửa chữa trước khi chạy lại.
Hoá chất trong xưởng. Hoá chất tẩy rửa phải có khu để riêng, có nhãn, có người giữ chìa khoá. Chai nước rửa đổ sang chai nước suối là hình ảnh chuyên gia nào cũng từng gặp và ghi ngay.
Đào tạo ghi chép. Công nhân ghi nhật ký cuối ca cho đủ chữ thay vì ghi tại thời điểm làm. Khi thấy số liệu nhiệt độ đều đặn một cách bất thường, chuyên gia sẽ hỏi kỹ hơn. Thà ghi thưa nhưng thật còn hơn ghi dày mà đẹp quá mức.
Nhà cung cấp nhỏ lẻ. Cơ sở mua nguyên liệu từ chợ đầu mối hoặc nông hộ thường không có hồ sơ nhà cung cấp. Cách làm hợp lý là kiểm tra tăng cường ở khâu nhận hàng, ghi lại nguồn của từng lô, và dần chuyển sang nhà cung cấp có giấy tờ.
Thứ tự đầu tư khi nguồn lực có hạn
Không phải cơ sở nào cũng sửa được nhà xưởng ngay. Thứ tự hợp lý là làm trước những việc rẻ mà tác động lớn: sắp xếp lại luồng đi bằng cách đổi cửa ra vào, đặt rèm chắn côn trùng, mua thùng rác có nắp, tách khu để hoá chất, viết và dán quy định vệ sinh cá nhân tại cửa xưởng. Những việc này tốn ít tiền nhưng giải quyết được nhiều điểm không phù hợp.
Nhóm việc tiếp theo là những việc cần thời gian chứ không cần nhiều tiền: tập ghi chép, tập kiểm tra nhận hàng, lập kế hoạch bảo trì. Tổ chức chứng nhận cần thấy hồ sơ vận hành trong một khoảng thời gian trước buổi đánh giá, nên càng bắt đầu sớm càng tốt.
Nhóm cuối là cải tạo cơ sở hạ tầng: lát lại sàn, làm lại rãnh thoát nước, ngăn vách khu sạch. Đây là phần tốn kém, nên lập kế hoạch có mốc và giải thích rõ với chuyên gia đánh giá các biện pháp tạm thời đang áp dụng. Một kế hoạch cải tạo có lộ trình, kèm biện pháp kiểm soát tạm, thường được nhìn nhận tốt hơn một xưởng chưa làm gì mà hứa sẽ làm.
Ví dụ giả định: một xưởng bánh tráng ở Tây Ninh chưa đủ tiền ngăn vách khu phơi với khu đóng gói. Xưởng chuyển giờ đóng gói sang buổi chiều khi khu phơi đã thu dọn, dùng tấm chắn di động và ghi lại việc này trong quy trình. Đó là biện pháp tạm có căn cứ, có thể trình bày với chuyên gia trong khi chờ cải tạo.
PRP và yêu cầu pháp luật về điều kiện an toàn thực phẩm
Phần lớn PRP trùng với điều kiện an toàn thực phẩm mà pháp luật yêu cầu mọi cơ sở phải bảo đảm: nhà xưởng, trang thiết bị, nước, người trực tiếp sản xuất bảo đảm yêu cầu về sức khoẻ và kiến thức an toàn thực phẩm theo quy định. Vì vậy làm tốt PRP cũng là cách chuẩn bị cho các đợt kiểm tra của cơ quan quản lý. Cơ quan quản lý không chấm theo tiêu chuẩn tự nguyện, nhưng họ nhìn đúng những chỗ PRP đề cập.
Điều ngược lại không đúng: đạt điều kiện tối thiểu theo quy định chưa chắc đã đủ PRP theo yêu cầu của tiêu chuẩn chứng nhận. Tiêu chuẩn thường đòi thêm phần kiểm tra hiệu quả, phân tích xu hướng, xem xét định kỳ. Nếu cơ sở đã có giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện, đó là điểm xuất phát tốt, nhưng vẫn cần làm thêm phần bằng chứng vận hành.
Ngoài ra, một số mảng PRP đi kèm nghĩa vụ pháp lý riêng: xử lý nước thải, chất thải rắn, an toàn lao động khi dùng hoá chất. Khi rà PRP, bạn nên ghi chú các nghĩa vụ này vào cùng bảng việc để không bỏ sót, vì chuyên gia đánh giá có thể hỏi bằng chứng tuân thủ pháp luật liên quan.
Câu hỏi thường gặp
Cơ sở nhỏ có cần viết quy trình cho từng chương trình tiên quyết không?
Cần có quy định đủ rõ để người làm hiểu và làm giống nhau, nhưng không bắt buộc mỗi PRP là một tập dày. Với cơ sở nhỏ, một trang cho mỗi nhóm, ghi ai làm, làm gì, bao lâu một lần và ghi chép ở đâu thường là đủ để vận hành và trình bày khi đánh giá.
Thuê ngoài kiểm soát côn trùng, chuột thì có còn phải ghi chép không?
Có. Thuê ngoài chỉ chuyển phần thực hiện, trách nhiệm kiểm soát vẫn ở cơ sở. Bạn cần hợp đồng, sơ đồ điểm đặt bẫy, báo cáo sau mỗi lần dịch vụ đến và nhật ký nội bộ ghi các dấu hiệu phát hiện giữa hai lần, kèm việc đã xử lý.
Bao lâu thì nên kiểm nghiệm nước dùng trong sản xuất?
Tần suất phụ thuộc nguồn nước, quy chuẩn áp dụng cho nước dùng trong chế biến thực phẩm và yêu cầu của tiêu chuẩn bạn chọn. Nước giếng khoan thường cần dày hơn nước máy. Hãy đối chiếu quy định hiện hành và hỏi tổ chức chứng nhận về tần suất họ chấp nhận.
Chương trình tiên quyết có phải là GMP không?
Hai khái niệm chồng lên nhau khá nhiều. GMP là thực hành sản xuất tốt, thường dùng như tên một bộ yêu cầu; PRP là cách gọi trong hệ thống HACCP và ISO 22000 cho phần điều kiện nền. Nội dung cụ thể phụ thuộc tài liệu bạn áp dụng, không nên coi là hai tên của cùng một bộ giấy tờ.
Cần vận hành PRP bao lâu trước khi mời đánh giá chứng nhận?
Không có con số chung. Tổ chức chứng nhận cần thấy hồ sơ vận hành đủ dài để chứng minh hệ thống chạy thật, thường tính bằng vài tháng. Bạn hỏi trực tiếp tổ chức dự định chọn về yêu cầu tối thiểu của họ trước khi chốt lịch đánh giá.
Nhà xưởng đi thuê có làm được PRP không?
Được, nhưng cần thoả thuận với chủ nhà về các hạng mục cải tạo và bảo trì như sàn, mái, thoát nước. Ghi rõ trong hợp đồng thuê ai chịu phần nào. Chuyên gia đánh giá sẽ xem điều kiện thực tế, không phân biệt xưởng thuê hay xưởng của mình.