Logo của tổ chức chứng nhận chỉ được dùng theo đúng văn bản quy tắc sử dụng dấu mà tổ chức đó ban hành cho khách hàng, trong phạm vi và thời hạn của chứng nhận. Văn bản này thường nằm trong bộ hồ sơ hợp đồng chứng nhận hoặc được gửi kèm giấy chứng nhận, và nó quy định đến cả kích thước tối thiểu, màu, chữ đi kèm và những nơi tuyệt đối không được đặt dấu.
Nhiều doanh nghiệp nhỏ giao logo cho người làm thiết kế mà không đưa kèm văn bản này, nên logo xuất hiện ở khắp nơi: bìa catalogue, thân xe giao hàng, tem dán sản phẩm, ảnh đại diện trang mạng xã hội. Bài này hướng dẫn bạn đọc quy tắc sử dụng dấu như một người làm tuân thủ, chia các vị trí hay dùng thành nhóm được phép, cần cân nhắc và nên tránh, kèm việc phải làm khi chứng nhận thay đổi.
Một bản quy tắc sử dụng dấu thường có những mục gì
Tên gọi và cách trình bày khác nhau giữa các tổ chức, nhưng nội dung thường xoay quanh những điểm sau. Khi nhận được văn bản, bạn đánh dấu từng mục để biết mình đang bị ràng buộc điều gì:
- Ai được dùng: chỉ pháp nhân đứng tên trên giấy chứng nhận, đôi khi giới hạn ở cơ sở được chứng nhận; công ty mẹ, công ty con, đại lý không mặc nhiên được dùng.
- Dùng cho cái gì: gắn với tiêu chuẩn và phạm vi nào, có được dùng chung cho nhiều chứng nhận hay mỗi chứng nhận một dấu.
- Hình thức: tỷ lệ, kích thước nhỏ nhất, màu được phép, khoảng trống quanh dấu, có bắt buộc ghi kèm số chứng nhận hoặc tên tiêu chuẩn hay không.
- Nơi được đặt: tài liệu giao dịch, website, ấn phẩm quảng bá; nơi bị cấm như sản phẩm, bao bì tiêu dùng, phiếu kết quả thử nghiệm, giấy chứng nhận sản phẩm.
- Dấu công nhận: có được dùng dấu của tổ chức công nhận kèm theo không, điều kiện là gì.
- Khi chứng nhận bị đình chỉ, thu hồi, hết hạn hoặc thu hẹp phạm vi: thời hạn ngừng sử dụng, nghĩa vụ thu hồi tài liệu đã phát hành.
- Chế tài: tổ chức chứng nhận có quyền yêu cầu khắc phục, đình chỉ, huỷ chứng nhận, công bố việc dùng sai.
Nếu bạn không tìm thấy văn bản này trong hồ sơ, hãy đề nghị tổ chức chứng nhận gửi lại bằng văn bản. Đó là quyền của bạn và cũng là nghĩa vụ của họ, vì họ phải kiểm soát việc dùng dấu của khách hàng.
Vị trí hay dùng logo và mức an toàn
Bảng dưới là cách xếp phổ biến theo nguyên tắc chung của chứng nhận hệ thống quản lý. Quy tắc của tổ chức chứng nhận cụ thể luôn được ưu tiên áp dụng.
| Vị trí | Thường được phép? | Điều kiện hay gặp | Chỗ hay sai |
|---|---|---|---|
| Trang giới thiệu, trang chứng nhận trên website | Thường được | Đúng tỷ lệ, có câu nêu phạm vi | Đặt logo ở đầu trang sản phẩm như một con dấu chất lượng |
| Hồ sơ năng lực, catalogue doanh nghiệp | Thường được | Đặt ở phần giới thiệu công ty | Đặt sát ảnh từng sản phẩm, gây hiểu là sản phẩm được chứng nhận |
| Tiêu đề thư, danh thiếp, chữ ký email | Thường được | Không làm méo, không đổi màu tuỳ ý | Nhân viên đại lý tự gắn vào chữ ký |
| Thân xe giao hàng, biển công ty | Tuỳ quy tắc | Cần hỏi trước, nhiều nơi coi là quảng cáo | Phóng to logo thành khẩu hiệu |
| Tem, nhãn, bao bì người tiêu dùng nhìn thấy | Thường bị cấm với chứng nhận hệ thống | Chỉ chứng nhận sản phẩm mới có dấu riêng cho việc này | Dán logo chứng nhận hệ thống lên nắp hộp |
| Phiếu kết quả thử nghiệm, phiếu kiểm hàng | Bị cấm | Không dùng để chứng minh chất lượng lô hàng | Ghép logo vào phiếu tự kiểm nội bộ |
Một câu kiểm đơn giản: nếu người xem có thể hiểu rằng món hàng trước mắt họ vừa được tổ chức chứng nhận kiểm tra, thì vị trí đó gần như chắc chắn không dành cho logo chứng nhận hệ thống.
Dấu chứng nhận hệ thống khác dấu chứng nhận sản phẩm ở đâu
Dấu chứng nhận sản phẩm, gồm dấu hợp chuẩn theo một tiêu chuẩn sản phẩm cụ thể hay dấu chứng nhận sản phẩm của một chương trình, được thiết kế để đặt trên sản phẩm hoặc bao bì. Quy trình cấp dấu này có thử nghiệm mẫu, đánh giá quá trình sản xuất và giám sát định kỳ trên sản phẩm. Vì vậy việc in dấu lên hàng là đúng mục đích.
Dấu chứng nhận hệ thống thì ngược lại. Nó xác nhận cách doanh nghiệp quản lý, nên được dùng ở những chỗ giới thiệu doanh nghiệp. Hai loại dấu đôi khi do cùng một tổ chức cấp, có hình gần giống nhau, chỉ khác dòng chữ nhỏ ghi tiêu chuẩn. Người thiết kế không trong nghề rất dễ lấy nhầm tệp logo.
Cách phòng nhầm là lưu tệp logo theo tên có ý nghĩa: tên tổ chức, loại chứng nhận, tiêu chuẩn, số chứng nhận, ngày hết hạn. Thư mục tài nguyên thương hiệu nên có một tệp ghi chú ngắn: logo này được đặt ở đâu, không được đặt ở đâu. Chi tiết về dấu hợp chuẩn trên sản phẩm có quy định riêng, bạn nên đọc kỹ ở phần hợp chuẩn trước khi in.
Những tình huống thường làm doanh nghiệp vấp
Công ty con, chi nhánh dùng logo của công ty mẹ. Chứng nhận cấp cho pháp nhân và cơ sở nào thì chỉ cơ sở đó được nói. Chi nhánh ở tỉnh khác không nằm trong phạm vi mà đặt logo lên trang giới thiệu riêng là dùng sai.
Đại lý, nhà phân phối tự gắn logo vào ấn phẩm bán hàng. Họ không phải khách hàng của tổ chức chứng nhận. Nếu bạn muốn đại lý nhắc chứng nhận, hãy cung cấp câu chữ chuẩn, không cung cấp tệp logo, và ghi điều này vào hợp đồng đại lý.
Đổi nhận diện thương hiệu, sửa màu logo chứng nhận cho đồng bộ. Hầu hết quy tắc chỉ cho phép vài phương án màu. Tự đổi sang màu thương hiệu là một lỗi hình thức nhưng vẫn bị ghi nhận trong đánh giá giám sát.
Thu hẹp phạm vi nhưng không sửa tài liệu. Khi tái chứng nhận, có doanh nghiệp bỏ bớt một dây chuyền khỏi phạm vi. Catalogue cũ vẫn ghi "toàn bộ dây chuyền được chứng nhận" thì đã sai từ ngày phạm vi mới có hiệu lực.
Dùng logo trên ảnh đại diện mạng xã hội. Ảnh đại diện xuất hiện cạnh mọi bài đăng bán hàng, nên rất dễ bị hiểu là dấu cho sản phẩm trong bài. Nhiều tổ chức chứng nhận không chấp nhận cách dùng này.
Lập một quy trình kiểm soát logo trong doanh nghiệp nhỏ
Không cần phần mềm phức tạp. Một bảng tính và một người chịu trách nhiệm là đủ, miễn làm đều:
- Giao một người giữ tệp logo gốc và văn bản quy tắc sử dụng dấu; những người khác không tự tải logo từ mạng.
- Lập danh mục mọi nơi đang có logo: trang web nào, ấn phẩm nào, mẫu tài liệu nào, kèm ngày phát hành.
- Mỗi ấn phẩm mới có logo phải qua người giữ logo duyệt, đối chiếu từng điểm trong quy tắc.
- Ghi ngày hết hạn chứng nhận và lịch đánh giá giám sát vào lịch chung, nhắc trước vài tháng.
- Khi chứng nhận thay đổi phạm vi, bị đình chỉ hay hết hạn, dùng danh mục ở bước hai để gỡ hoặc sửa từng nơi.
- Đưa danh mục này cho chuyên gia đánh giá xem trong đợt giám sát; đây cũng là bằng chứng hệ thống của bạn kiểm soát thông tin dạng văn bản.
Quy trình này còn có lợi phụ: khi một khách hàng hỏi "logo chứng nhận của các anh chị in trên tài liệu này có hợp lệ không", bạn trả lời được ngay bằng hồ sơ thay vì lục tìm.
Khi phát hiện người khác dùng logo chứng nhận mang tên bạn
Đôi khi bạn thấy một trang bán hàng lạ dùng logo chứng nhận kèm tên công ty bạn để bán hàng không rõ nguồn gốc. Việc đầu tiên là lưu bằng chứng: chụp màn hình có ngày giờ, lưu đường dẫn trong hồ sơ nội bộ, ghi lại tên tài khoản. Tiếp theo, báo cho tổ chức chứng nhận vì họ là chủ của dấu, và báo cho nền tảng nơi trang đó hoạt động theo kênh tố cáo vi phạm.
Nếu hành vi có dấu hiệu giả mạo hàng hoá của bạn hoặc xâm phạm nhãn hiệu, đây đã là vấn đề sở hữu trí tuệ và có thể là vi phạm hành chính về hàng giả, cần thông báo cơ quan quản lý thị trường nơi phát hiện. Không tự đăng bài bêu tên, vì nếu xác định sai đối tượng, bạn có thể phải chịu trách nhiệm ngược lại.
Với tình huống có thiệt hại thật về doanh số hoặc uy tín, hãy nhờ luật sư sở hữu trí tuệ hoặc cạnh tranh đánh giá hồ sơ trước khi gửi văn bản yêu cầu chấm dứt. Một văn bản viết đúng căn cứ thường hiệu quả hơn nhiều so với lời cảnh báo trên mạng.
Quy tắc không nói rõ thì hỏi thế nào cho có giá trị
Không văn bản nào lường trước mọi chỗ bạn muốn đặt logo. Gặp tình huống mới như màn hình ở gian hội chợ, đồng phục nhân viên, video giới thiệu nhà máy, bạn nên hỏi tổ chức chứng nhận trước khi làm, và hỏi bằng thư điện tử hoặc công văn chứ không qua điện thoại. Câu trả lời bằng văn bản là căn cứ khi chuyên gia đánh giá đợt sau, có khi là người khác, đặt câu hỏi về cách dùng đó.
Một câu hỏi tốt gồm bốn phần: ấn phẩm hay vật mang logo là gì, ai nhìn thấy nó (khách doanh nghiệp hay người tiêu dùng), logo đặt cạnh nội dung gì, và câu chữ đi kèm là gì. Gửi kèm bản phác thảo. Câu hỏi càng cụ thể thì câu trả lời càng ít điều kiện mơ hồ.
Khi nhận được trả lời, lưu vào cùng thư mục với văn bản quy tắc sử dụng dấu và cập nhật danh mục các nơi có logo. Nếu câu trả lời là không được, đừng tìm cách "lách" bằng việc thu nhỏ logo hay đổi màu cho mờ đi; cách dùng sai vẫn là sai dù khó nhìn hơn. Thay vào đó, dùng câu chữ mô tả chứng nhận đúng phạm vi ở những chỗ được phép.
Câu hỏi thường gặp
Tổ chức chứng nhận có được phép cấm doanh nghiệp đặt logo ở đâu đó không?
Có. Dấu là tài sản của tổ chức chứng nhận và việc dùng dấu được thoả thuận trong hợp đồng chứng nhận. Chuẩn quốc tế cho tổ chức chứng nhận còn buộc họ phải kiểm soát việc dùng dấu, nên quy tắc của họ không phải tuỳ tiện mà là nghĩa vụ của chính họ.
Có được dùng chữ thay cho logo, như "Công ty được chứng nhận ISO 9001:2015" không?
Thường được, và đây là cách an toàn hơn logo trong nhiều tình huống. Câu chữ vẫn phải khớp phạm vi, tên pháp nhân và hiệu lực. Không đặt câu này ngay dưới ảnh sản phẩm theo cách gợi ý sản phẩm được chứng nhận.
Logo chứng nhận để trên website cũ không ai cập nhật thì có sao không?
Có. Website vẫn là kênh doanh nghiệp đang công bố thông tin. Nếu chứng nhận đã hết hạn hoặc phạm vi đổi, logo cũ trên trang là thông tin sai. Hãy đưa website vào danh mục các nơi có logo cần rà soát định kỳ.
Đổi sang tổ chức chứng nhận khác thì logo cũ xử lý ra sao?
Từ ngày chứng nhận cũ chấm dứt, bạn ngừng dùng logo cũ ở mọi nơi và chỉ dùng logo mới theo quy tắc của tổ chức mới. Hai bộ quy tắc có thể khác nhau về màu, kích thước và vị trí, nên đừng thay tệp ảnh mà không đọc lại.
Có được dùng logo khi đang chờ quyết định cấp chứng nhận không?
Không. Chưa có giấy chứng nhận thì chưa có quyền dùng dấu. Đánh giá giai đoạn hai đã xong vẫn chưa phải là được cấp. Câu "đang xây dựng hệ thống theo ISO 9001" là cách nói trung thực nếu bạn muốn nhắc trong giai đoạn này.