Khi hồ sơ mời thầu yêu cầu hàng hoá phù hợp một tiêu chuẩn và có chứng nhận hợp chuẩn, bạn cần nộp bản sao giấy chứng nhận còn hiệu lực ghi đúng sản phẩm chào thầu, đúng tiêu chuẩn và phiên bản yêu cầu; thường kèm tài liệu công bố hợp chuẩn và, nếu bạn không phải nhà sản xuất, giấy uỷ quyền hoặc cam kết cung cấp của nhà sản xuất.
Phần lớn hồ sơ bị đánh giá "không đáp ứng" ở mục này không phải vì hàng kém, mà vì giấy tờ lệch nhau: giấy chứng nhận ghi mã khác, tiêu chuẩn khác năm, hoặc hết hạn trước ngày giao hàng. Bài đi qua cách đọc yêu cầu, chuẩn bị bộ giấy, và những chỗ nên làm rõ với bên mời thầu từ sớm. Quy định đấu thầu cụ thể thay đổi theo luật và văn bản hướng dẫn; đối chiếu bản hiện hành cho gói thầu của bạn.
Vì sao bên mời thầu đòi chứng nhận hợp chuẩn
Bên mời thầu cần một cách khách quan để so hàng của nhiều nhà thầu mà không phải tự đem từng mẫu đi thử. Yêu cầu hàng phù hợp một TCVN hay tiêu chuẩn quốc tế, kèm chứng nhận của bên thứ ba, là cách nhanh nhất để lọc: ai có giấy đúng thì qua bước kỹ thuật, ai không có thì phải chứng minh bằng cách khác hoặc bị loại.
Pháp luật đấu thầu nhìn chung không cho phép nêu nhãn hiệu, xuất xứ cụ thể để tránh hạn chế cạnh tranh, trừ một số trường hợp đặc biệt. Vì vậy hồ sơ mời thầu hay mô tả hàng bằng thông số và tiêu chuẩn. Đó chính là chỗ chứng nhận hợp chuẩn có giá trị: nó dịch thông số trên giấy thành bằng chứng độc lập.
Với gói thầu xây lắp, vật liệu thường được chỉ định theo TCVN trong thiết kế và chỉ dẫn kỹ thuật; với gói mua sắm hàng hoá, yêu cầu nằm ở chương yêu cầu kỹ thuật. Cách đọc khác nhau đôi chút, nhưng nguyên tắc chuẩn bị giấy tờ là một.
Đọc yêu cầu kỹ thuật trước khi gom giấy
Trước khi in bất cứ thứ gì, hãy đọc chương yêu cầu kỹ thuật và đánh dấu những chi tiết sau. Mỗi chi tiết là một điểm có thể bị chấm "không đáp ứng":
- Tiêu chuẩn được nêu: số hiệu, năm ban hành, có ghi "hoặc tương đương" hay không.
- Loại, mác, cấp chất lượng trong tiêu chuẩn mà hàng phải đạt, nếu tiêu chuẩn có phân hạng.
- Hình thức chứng minh được chấp nhận: giấy chứng nhận hợp chuẩn, phiếu kết quả thử nghiệm, hay chấp nhận cả hai.
- Yêu cầu về tổ chức chứng nhận hoặc phòng thử nghiệm: đăng ký hoạt động, được công nhận, hay không nêu.
- Thời điểm giấy phải còn hiệu lực: tại ngày đóng thầu, ngày ký hợp đồng, hay suốt thời gian giao hàng.
- Có yêu cầu bản chứng thực, bản dịch, hay chỉ bản chụp.
Chỗ nào mập mờ, dùng thủ tục làm rõ hồ sơ mời thầu trong thời hạn cho phép. Một câu hỏi gửi sớm giúp mọi nhà thầu hiểu như nhau, còn tự suy diễn rồi bị chấm sai thì rất khó khiếu nại.
Bộ giấy tờ thường cần cho phần hợp chuẩn
Mỗi gói thầu một yêu cầu, nhưng bộ giấy dưới đây bao được đa số trường hợp. Đánh dấu thứ gói thầu của bạn thực sự đòi:
| Giấy tờ | Ai cấp | Chú ý |
|---|---|---|
| Giấy chứng nhận hợp chuẩn | Tổ chức chứng nhận | Đúng mã hàng chào thầu, đúng tiêu chuẩn, còn hiệu lực |
| Phụ lục danh sách sản phẩm | Tổ chức chứng nhận | Nhiều giấy để danh sách mã ở phụ lục; đừng quên nộp kèm |
| Tài liệu công bố hợp chuẩn | Doanh nghiệp, có xác nhận tiếp nhận của cơ quan quản lý nếu có | Bên mời thầu hay hỏi khi tiêu chí là "đã công bố" |
| Phiếu kết quả thử nghiệm | Phòng thử nghiệm | Dùng bổ sung hoặc thay thế nếu hồ sơ mời thầu cho phép |
| Giấy uỷ quyền bán hàng hoặc cam kết cung cấp | Nhà sản xuất | Bắt buộc nếu bạn là nhà thầu thương mại và gói thầu đòi |
| Tài liệu kỹ thuật của sản phẩm | Nhà sản xuất | Thông số phải khớp với giấy chứng nhận |
Đặt các giấy cạnh nhau và soát tên sản phẩm, mã, tiêu chuẩn. Tổ chuyên gia chấm thầu làm đúng việc đó; bạn làm trước thì không bị bất ngờ.
Nhà thầu thương mại không phải nhà sản xuất
Giấy chứng nhận đứng tên nhà sản xuất. Bạn không thể có giấy hợp chuẩn đứng tên mình cho hàng người khác làm. Thứ bạn nộp là bản sao giấy của nhà sản xuất, kèm bằng chứng bạn được quyền cung cấp hàng đó.
Xin giấy tờ từ sớm. Nhà sản xuất có nhiều đại lý cùng dự một gói thầu thì có thể giới hạn số giấy uỷ quyền. Hỏi ngay khi có thông báo mời thầu, đừng đợi sát ngày đóng thầu.
Hàng nhập khẩu. Nếu hàng chào thầu là hàng nhập theo lô, giấy chứng nhận theo lô của chuyến trước không dùng được cho chuyến sẽ giao. Cần tính thời gian chứng nhận lô mới vào tiến độ giao hàng.
Giữ thông tin nhất quán. Tên hàng trong bảng giá dự thầu, trong tài liệu kỹ thuật, trong giấy chứng nhận phải khớp nhau. Đại lý hay đặt tên thương mại riêng; khi đó ghi rõ tên thương mại tương ứng với mã nào trên giấy.
Liên danh nhiều nhà thầu. Khi liên danh, thoả thuận liên danh nên ghi rõ thành viên nào cung cấp hàng nào. Giấy chứng nhận và giấy uỷ quyền phải khớp với thành viên chịu trách nhiệm phần hàng đó, không nộp lẫn lộn giữa các thành viên.
"Hoặc tương đương" nghĩa là gì với chứng nhận
Khi hồ sơ mời thầu nêu một tiêu chuẩn kèm chữ "hoặc tương đương", nhà thầu có thể chào hàng theo tiêu chuẩn khác nếu chứng minh được yêu cầu kỹ thuật tương đương hoặc cao hơn. Gánh nặng chứng minh thuộc về nhà thầu. Bạn cần một bảng so sánh chỉ tiêu theo chỉ tiêu giữa tiêu chuẩn được nêu và tiêu chuẩn bạn dùng, kèm chứng nhận hoặc kết quả thử theo tiêu chuẩn của bạn.
Ví dụ giả định: hồ sơ yêu cầu ống theo một TCVN, nhà thầu chào ống được chứng nhận theo một tiêu chuẩn quốc tế mà TCVN đó được xây dựng dựa trên. Nhà thầu nên nộp bản so sánh chỉ ra hai tiêu chuẩn có cùng chỉ tiêu và mức, chỗ nào khác thì nói rõ khác theo hướng nào.
Đừng cho rằng tổ chuyên gia tự đi so giúp. Một bảng so sánh rõ ràng, có trích dẫn từng chỉ tiêu, thường quyết định hồ sơ được chấm đáp ứng hay phải làm rõ. Nếu không có chữ "hoặc tương đương", hãy làm đúng tiêu chuẩn được nêu hoặc hỏi lại bên mời thầu trước khi chào.
Gói thầu xây lắp: vật liệu theo chỉ dẫn kỹ thuật
Với gói thầu xây lắp, yêu cầu về vật liệu ít khi nằm gọn trong một bảng như gói mua sắm hàng hoá. Nó rải rác trong thiết kế, chỉ dẫn kỹ thuật và tiên lượng: chỗ này ghi gạch theo một TCVN, chỗ kia ghi xi măng, cốt thép, ống theo tiêu chuẩn khác. Nhà thầu thi công thường không sản xuất vật liệu nên phải gom giấy từ nhiều nhà cung cấp.
Cách làm gọn là lập một bảng vật liệu chính: tên vật liệu, tiêu chuẩn được chỉ định, nhà cung cấp dự kiến, loại giấy chứng minh đang có (hợp chuẩn, hợp quy, phiếu thử nghiệm), thời hạn hiệu lực. Bảng này vừa dùng cho hồ sơ dự thầu, vừa dùng lại khi nghiệm thu vật liệu đầu vào ở công trường.
Lưu ý vật liệu nào thuộc diện quy chuẩn bắt buộc thì phần hợp quy phải có trước; hợp chuẩn chỉ trả lời phần tiêu chuẩn mà thiết kế chỉ định thêm. Khi đổi nhà cung cấp trong quá trình thi công, giấy của nhà cung cấp mới phải đáp ứng đúng tiêu chuẩn đã chỉ định, và thường phải được tư vấn giám sát chấp thuận trước khi đưa vật liệu vào công trình.
Lịch chuẩn bị theo mốc thời gian
Chứng nhận hợp chuẩn không làm được trong vài ngày trước khi đóng thầu. Nếu bạn thường xuyên dự thầu một nhóm hàng, hãy chuẩn bị theo nhịp dưới đây thay vì chạy theo từng gói:
- Rà các gói thầu đã đăng trong năm trước cùng nhóm hàng, ghi lại tiêu chuẩn và hình thức chứng minh hay được yêu cầu.
- Chọn tiêu chuẩn và mức chất lượng xuất hiện nhiều nhất, làm chứng nhận cho đúng các mã hàng chủ lực.
- Khi có giấy, làm công bố hợp chuẩn và lập bộ giấy dự thầu chuẩn: bản chụp rõ, phụ lục đủ, tên tệp dễ hiểu.
- Mỗi khi có gói thầu mới, so yêu cầu của gói với bộ giấy chuẩn, đánh dấu chỗ lệch ngay trong ngày đầu.
- Chỗ lệch nhỏ thì gửi câu hỏi làm rõ; chỗ lệch lớn (tiêu chuẩn khác, mã chưa có) thì cân nhắc không dự gói đó.
- Theo dõi ngày hết hạn và lịch giám sát; đừng để giấy hết hiệu lực giữa mùa thầu.
Làm theo nhịp này, phần hợp chuẩn trở thành việc soát giấy nửa giờ cho mỗi gói thầu thay vì một cuộc chạy đua với hạn đóng thầu.
Bên mời thầu xác minh giấy chứng nhận thế nào
Tổ chuyên gia có thể liên hệ tổ chức chứng nhận để xác nhận giấy, tra danh sách tổ chức đã đăng ký hoạt động chứng nhận, hoặc kiểm tra thông tin công bố. Giấy do tổ chức không có lĩnh vực phù hợp cấp, hoặc giấy không tra được, sẽ làm hồ sơ bị nghi ngờ dù mọi thứ khác đều tốt.
Trong giai đoạn giao hàng, chủ đầu tư hoặc tư vấn giám sát có thể lấy mẫu hàng thực giao để thử đối chứng. Hàng giao không đúng với hàng đã chứng nhận là vi phạm hợp đồng, và nếu có dấu hiệu gian dối về giấy tờ thì rủi ro còn vượt ra ngoài hợp đồng.
Vì vậy, chỉ nộp giấy bạn chắc chắn là thật và đúng hàng sẽ giao. Nếu bị loại vì lý do bạn cho là không đúng, hoặc bị cáo buộc giấy tờ không hợp lệ, hãy giữ toàn bộ thư từ và cân nhắc hỏi luật sư hoặc người làm nghề đấu thầu trước khi kiến nghị.
Câu hỏi thường gặp
Phiếu kết quả thử nghiệm có thay được giấy chứng nhận hợp chuẩn trong hồ sơ dự thầu không?
Chỉ khi hồ sơ mời thầu cho phép. Một số gói chấp nhận phiếu thử của phòng thử nghiệm được công nhận; số khác ghi rõ phải có chứng nhận. Đọc kỹ cách diễn đạt và hỏi làm rõ nếu không chắc.
Giấy chứng nhận hợp chuẩn có cần chứng thực khi nộp thầu không?
Tuỳ yêu cầu của hồ sơ mời thầu và hình thức đấu thầu. Với đấu thầu qua mạng, tài liệu thường được đính kèm dạng bản chụp và bên trúng thầu phải xuất trình bản gốc hoặc bản chứng thực khi được yêu cầu.
Nhà sản xuất từ chối cấp giấy uỷ quyền thì làm sao?
Nếu hồ sơ mời thầu bắt buộc giấy uỷ quyền, không có thì hồ sơ thường không đáp ứng. Bạn có thể chào hàng của nhà sản xuất khác có giấy chứng nhận và chịu cấp uỷ quyền, miễn đáp ứng yêu cầu kỹ thuật.
Giấy chứng nhận ISO 9001 của nhà sản xuất có được tính thay hợp chuẩn không?
Không, nếu yêu cầu là sản phẩm phù hợp tiêu chuẩn sản phẩm. ISO 9001 chứng nhận hệ thống quản lý. Một số gói thầu yêu cầu cả hai; khi đó nộp đủ cả hai loại.
Đang chờ cấp giấy chứng nhận thì có nộp thầu được không?
Rủi ro cao. Giấy cấp sau ngày đóng thầu thường không được dùng để làm rõ vì làm thay đổi bản chất hồ sơ. Hãy tính thời gian chứng nhận vào kế hoạch dự thầu ngay từ khi theo dõi các gói sắp mời.
Trúng thầu rồi giấy chứng nhận hết hạn giữa chừng thì sao?
Hợp đồng thường đòi hàng giao phù hợp yêu cầu kỹ thuật suốt thời gian thực hiện. Hãy tái chứng nhận trước khi hết hạn và báo chủ đầu tư bằng văn bản. Để giấy hết hạn mà vẫn giao hàng là tạo cớ tranh chấp.