Khi một sản phẩm được làm tại xưởng gia công nhưng mang thương hiệu và thông tin của bên đặt hàng trên nhãn, thì bên đứng tên trên thị trường thường là bên công bố tiêu chuẩn áp dụng và chịu trách nhiệm trước người mua; nhà gia công chịu trách nhiệm với bên đặt hàng về việc làm đúng tiêu chuẩn và yêu cầu kỹ thuật đã thoả thuận. Cách chia này cần được ghi rõ trong hợp đồng gia công, vì luật chỉ đặt khung chung.
Mô hình đặt xưởng làm hàng mang thương hiệu riêng ngày càng phổ biến ở cơ sở nhỏ: khăn bông, đồ gỗ, túi vải, nến thơm, nước rửa chén, đồ gốm. Bài này đi qua câu hỏi về tiêu chuẩn trong mô hình đó, với các ví dụ giả định ngoài lĩnh vực thực phẩm. Thực phẩm, mỹ phẩm, thuốc có quy định chuyên ngành riêng về bên đứng tên hồ sơ công bố, bạn đối chiếu văn bản của ngành đó.
Vì sao câu hỏi "tiêu chuẩn của ai" lại quan trọng
Trong mô hình gia công, người mua chỉ nhìn thấy thương hiệu trên bao bì. Họ không biết và không cần biết xưởng nào làm. Khi sản phẩm có vấn đề, họ tìm đến bên có tên trên nhãn. Vì thế, bên đặt gia công, tức chủ thương hiệu, là bên đứng ra trước thị trường về chất lượng, kể cả khi lỗi nằm ở khâu sản xuất của xưởng.
Nếu tiêu chuẩn ghi trên nhãn là tiêu chuẩn cơ sở do xưởng ban hành, chủ thương hiệu đang cam kết với khách hàng bằng một văn bản mà mình không kiểm soát. Xưởng có thể sửa văn bản bất cứ lúc nào vì lý do của họ, có thể dùng chung cho nhiều thương hiệu khác, và khi hai bên ngừng hợp tác, chủ thương hiệu mất luôn căn cứ chất lượng cho sản phẩm của mình.
Ngược lại, nếu chủ thương hiệu tự ban hành tiêu chuẩn cơ sở mà không có năng lực kỹ thuật, văn bản có thể đặt những mức mà xưởng không làm được, hoặc thiếu những chỉ tiêu quan trọng. Cách làm hợp lý thường nằm ở giữa: chủ thương hiệu ban hành, xưởng tham gia soạn phần kỹ thuật, hai bên cùng ký xác nhận phần yêu cầu kỹ thuật làm phụ lục hợp đồng.
Ba mô hình chia trách nhiệm về tiêu chuẩn
Bảng dưới so sánh ba cách làm hay gặp. Mô hình nào phù hợp tuỳ vào năng lực kỹ thuật của chủ thương hiệu và mức độ gắn bó với xưởng.
| Mô hình | Ai ban hành tiêu chuẩn | Ưu điểm | Điểm cần cẩn thận |
|---|---|---|---|
| Chủ thương hiệu ban hành, xưởng làm theo | Chủ thương hiệu | Kiểm soát được cam kết, đổi xưởng vẫn giữ văn bản | Cần năng lực kỹ thuật hoặc người hỗ trợ soạn; phải có căn cứ thử cho sản phẩm thật do xưởng làm |
| Xưởng ban hành, chủ thương hiệu áp dụng | Xưởng | Nhanh, xưởng có sẵn số liệu và kinh nghiệm | Phụ thuộc xưởng; hợp đồng phải cấm xưởng tự sửa khi chưa đồng ý; khó chuyển xưởng |
| Cùng soạn, chủ thương hiệu ban hành, xưởng ký xác nhận phụ lục | Chủ thương hiệu, có xác nhận của xưởng | Cân bằng giữa kiểm soát và khả năng thực hiện | Cần thời gian thống nhất; phải ghi rõ ai chịu chi phí thử nghiệm định kỳ |
Dù chọn mô hình nào, số hiệu tiêu chuẩn in trên nhãn phải trỏ tới một văn bản mà chủ thương hiệu có trong tay, đang hiệu lực, và có căn cứ thử nghiệm trên chính sản phẩm do xưởng làm ra.
Những điều nên có trong hợp đồng gia công về tiêu chuẩn
Hợp đồng gia công thường tập trung vào số lượng, giá, thời hạn giao. Phần chất lượng hay bị viết sơ sài. Những nội dung sau nên có:
- Văn bản tiêu chuẩn và phụ lục kỹ thuật áp dụng, có số hiệu và năm, đính kèm bản đầy đủ.
- Nguồn nguyên liệu: ai cung cấp, xưởng có được tự thay nhà cung cấp không, phải báo trước bao lâu.
- Kiểm soát chất lượng tại xưởng: xưởng kiểm những gì trên mỗi lô, ghi chép ra sao, chủ thương hiệu có quyền xem không.
- Quyền của chủ thương hiệu được đến xưởng kiểm tra, lấy mẫu, đánh giá định kỳ.
- Thử nghiệm định kỳ: ai gửi mẫu, gửi ở đâu, ai chịu chi phí, kết quả gửi cho ai.
- Xử lý lô không đạt: cách ly, làm lại, chịu chi phí, bồi thường nếu hàng đã ra thị trường.
- Thay đổi: mọi thay đổi về nguyên liệu, máy móc, quy trình có ảnh hưởng tới sản phẩm phải được chủ thương hiệu đồng ý trước.
- Khi chấm dứt hợp tác: xưởng không được tiếp tục sản xuất hàng mang thương hiệu, hồ sơ chất lượng của các lô đã giao được bàn giao.
Mục về thay đổi là mục quan trọng nhất và hay bị bỏ qua nhất. Xưởng gia công làm cho nhiều khách, họ có lý do kinh tế để thống nhất nguyên liệu và quy trình cho tất cả, và bạn chỉ biết khi hàng đã khác.
Căn cứ thử nghiệm: phải là hàng do xưởng làm
Một sai lầm hay gặp ở chủ thương hiệu mới là dùng kết quả thử nghiệm của sản phẩm mẫu, làm thủ công tại nhà hoặc tại một xưởng thử, làm căn cứ cho tiêu chuẩn, trong khi hàng thật lại do một xưởng khác sản xuất hàng loạt. Hai sản phẩm có thể khác nhau đáng kể về chất lượng, dù cùng công thức trên giấy.
Căn cứ thử nghiệm cho tiêu chuẩn in trên nhãn nên lấy từ lô sản xuất thật tại xưởng gia công, theo đúng quy trình hằng ngày của xưởng. Mẫu nên do chính chủ thương hiệu hoặc người được uỷ quyền lấy, hoặc ít nhất có biên bản lấy mẫu hai bên cùng ký. Điều này tránh tình huống xưởng chọn mẫu đẹp nhất để gửi đi thử.
Khi chuyển sang xưởng mới, căn cứ cũ không còn giá trị cho hàng của xưởng mới. Cần thử lại các chỉ tiêu chính trên lô đầu tiên của xưởng mới, và cân nhắc có phải sửa tiêu chuẩn hay không. Nhiều chủ thương hiệu bỏ qua bước này vì nghĩ cùng công thức thì như nhau, rồi phát hiện vấn đề qua khiếu nại của khách.
Góc nhìn của xưởng gia công
Đừng ký vào tiêu chuẩn mình không đọc kỹ. Nếu chủ thương hiệu đưa sẵn một văn bản tiêu chuẩn, hãy đọc từng chỉ tiêu và hỏi mình có làm được ổn định không. Ký xác nhận phụ lục kỹ thuật là cam kết với chủ thương hiệu; không đạt thì xưởng chịu trách nhiệm theo hợp đồng.
Tách bạch tiêu chuẩn của mình và của khách. Nếu xưởng có tiêu chuẩn cơ sở cho hàng mang thương hiệu của chính mình, không nên để khách in số hiệu đó lên nhãn của họ khi chưa có thoả thuận. Khi xưởng sửa văn bản, hàng của khách sẽ bị ảnh hưởng mà xưởng không lường trước.
Giữ hồ sơ sản xuất theo từng khách. Ghi chép nguyên liệu, lô, kết quả kiểm cho từng đơn của từng khách. Khi có khiếu nại, đây là cách duy nhất để xác định lỗi nằm ở xưởng hay ở khâu khác. Hồ sơ này cũng bảo vệ xưởng khi lỗi thật ra phát sinh sau khi hàng đã rời xưởng.
Từ chối yêu cầu không đúng. Nếu khách đề nghị in lên nhãn những tuyên bố về chuẩn mà sản phẩm không đạt, hay yêu cầu chuẩn bị mẫu riêng để gửi thử thay cho hàng thật, xưởng nên từ chối. Trách nhiệm có thể không chỉ thuộc về một mình chủ thương hiệu.
Lộ trình cho chủ thương hiệu mới đặt gia công lần đầu
Nếu bạn chuẩn bị ra mắt một sản phẩm mang thương hiệu riêng do xưởng khác làm, trình tự gợi ý về phần tiêu chuẩn:
- Xác định sản phẩm có thuộc diện quy chuẩn hoặc thủ tục chuyên ngành bắt buộc không. Nếu có, làm rõ ai đứng tên hồ sơ theo quy định của ngành đó.
- Chọn mô hình chia trách nhiệm về tiêu chuẩn với xưởng.
- Cùng xưởng soạn phần yêu cầu kỹ thuật dựa trên năng lực thật của xưởng và yêu cầu bán hàng của bạn.
- Lấy mẫu từ lô sản xuất thử tại xưởng, gửi thử nghiệm, đặt mức theo kết quả.
- Ban hành tiêu chuẩn, đưa vào phụ lục hợp đồng gia công, hai bên ký.
- Kiểm tra nhãn: số hiệu tiêu chuẩn, tên và địa chỉ các bên theo quy định nhãn hiện hành về hàng gia công.
- Lập kế hoạch thử định kỳ và đánh giá xưởng, ghi rõ ai làm, bao lâu một lần.
Bước kiểm tra nhãn chỉ nhắc ở đây; quy định về cách ghi tên tổ chức chịu trách nhiệm và nơi sản xuất thuộc chuyên đề nhãn hàng hoá, bạn đối chiếu văn bản hiện hành.
Khi hàng lỗi bị khách khiếu nại: chủ thương hiệu và xưởng xử lý thế nào
Khi khách mua phản ánh sản phẩm lỗi, chủ thương hiệu là bên đầu tiên phải trả lời, vì tên mình trên nhãn. Việc đổ cho xưởng gia công không giải quyết được gì với khách. Chủ thương hiệu xử lý với khách theo chính sách của mình và quy định bảo vệ người tiêu dùng, sau đó mới làm việc với xưởng theo hợp đồng gia công.
Để làm việc với xưởng, bạn cần xác định lỗi nằm ở đâu: nguyên liệu, sản xuất, bảo quản sau khi giao, hay do cách dùng. Mẫu lưu của lô đó, ghi chép sản xuất của xưởng, biên bản giao nhận là những thứ quyết định. Nếu hợp đồng gia công đã quy định rõ trách nhiệm và cách xác định lỗi, việc phân chia sẽ nhanh gọn hơn nhiều.
Khi số tiền liên quan lớn, có nhiều khách hàng bị ảnh hưởng, hoặc hai bên không thống nhất về nguyên nhân, nên nhờ người làm nghề pháp lý xem hợp đồng và hồ sơ trước khi trao đổi bằng văn bản. Bạn có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn để định hướng ban đầu. Cả hai bên đều nên tránh lời qua tiếng lại trên mạng xã hội, vì một khi khách hàng của chủ thương hiệu biết chuyện, uy tín của cả hai đều bị ảnh hưởng.
Câu hỏi thường gặp
Chủ thương hiệu không có xưởng thì có được ban hành tiêu chuẩn cơ sở không?
Được. Tiêu chuẩn cơ sở do tổ chức xây dựng cho sản phẩm thuộc phạm vi hoạt động của mình; sản phẩm mang thương hiệu của bạn do xưởng làm theo đặt hàng vẫn là sản phẩm bạn đưa ra thị trường. Bạn cần có căn cứ thử nghiệm trên hàng thật do xưởng làm.
Xưởng gia công có được dùng tiêu chuẩn của mình cho nhiều thương hiệu không?
Về nguyên tắc xưởng có thể áp dụng tiêu chuẩn của mình cho hàng mình sản xuất. Nhưng việc một thương hiệu in số hiệu tiêu chuẩn của xưởng lên nhãn cần có thoả thuận rõ, vì khi xưởng sửa văn bản, các thương hiệu đều bị ảnh hưởng.
Đổi xưởng gia công có phải đổi tiêu chuẩn không?
Không nhất thiết nếu tiêu chuẩn do bạn ban hành và xưởng mới làm ra sản phẩm đạt đầy đủ các mức. Bạn cần thử nghiệm lô đầu của xưởng mới để có căn cứ. Nếu xưởng mới không đạt được một vài mức, phải quyết định cải thiện quy trình hay soát xét văn bản.
Hàng gia công lỗi thì người mua kiện ai?
Người mua thường làm việc với bên có tên trên nhãn, là bên chịu trách nhiệm về sản phẩm trên thị trường. Bên đó sau đó có thể yêu cầu xưởng gia công chịu trách nhiệm theo hợp đồng. Trách nhiệm cụ thể tuỳ quy định bảo vệ người tiêu dùng và hợp đồng giữa hai bên.
Có cần ghi tên xưởng gia công trên nhãn không?
Cách ghi tên tổ chức chịu trách nhiệm và thông tin nơi sản xuất do quy định nhãn hàng hoá điều chỉnh, và có thể khác nhau theo loại hàng. Bạn đối chiếu quy định nhãn hiện hành; phần này nằm ngoài phạm vi tiêu chuẩn cơ sở.
Thực phẩm và mỹ phẩm gia công có áp dụng đúng như bài này không?
Những nhóm hàng đó có quy định chuyên ngành riêng về hồ sơ công bố, bên đứng tên hồ sơ và điều kiện cơ sở sản xuất. Nguyên lý chia trách nhiệm về tiêu chuẩn trong bài vẫn hữu ích, nhưng thủ tục cụ thể bạn phải theo văn bản chuyên ngành hiện hành.