Cả HACCP theo nguyên tắc Codex lẫn ISO 22000 đều đặt bước đầu tiên là lập một đội an toàn thực phẩm đa chức năng, và ISO 22000 yêu cầu lãnh đạo chỉ định một trưởng nhóm an toàn thực phẩm. Đội này phân tích mối nguy, xây kế hoạch, theo dõi vận hành và cập nhật khi có thay đổi. Ở cơ sở nhỏ, đội thường chỉ có vài người kiêm nhiệm, và chất lượng của cả hệ thống phụ thuộc rất nhiều vào cách lập đội này.
Bài này nói về chuyện ai nên ngồi trong đội, trưởng nhóm cần năng lực gì, đào tạo tới đâu là đủ, và bằng chứng nào chuyên gia đánh giá muốn thấy. Đây là phần thuộc hệ thống chứng nhận tự nguyện; còn yêu cầu bắt buộc về sức khoẻ và kiến thức an toàn thực phẩm của người trực tiếp sản xuất theo pháp luật là chuyện riêng, bài chỉ nhắc khi liên quan.
Vì sao phải là đội đa chức năng
Một người làm chất lượng giỏi đến đâu cũng không biết hết những gì xảy ra ở xưởng. Người bảo trì biết máy nào hay rơi bu lông, ống nào hay rò. Người mua hàng biết nhà cung cấp nào hay đổi nguồn. Tổ trưởng sản xuất biết ca đêm thường bỏ bước nào khi gấp hàng. Phân tích mối nguy mà thiếu những góc nhìn đó sẽ bỏ sót những rủi ro có thật, trong khi lại liệt kê dài dòng những mối nguy lý thuyết.
Vì vậy cả hai bộ yêu cầu đều nhấn mạnh đội đa chức năng: có người hiểu sản phẩm và công nghệ, người hiểu vận hành sản xuất, người hiểu vệ sinh và bảo trì, người hiểu mua hàng và nhà cung cấp. Khi thiếu chuyên môn nào, ví dụ vi sinh hay độc chất, đội có thể mời chuyên gia bên ngoài hỗ trợ, nhưng trách nhiệm vẫn thuộc cơ sở.
Ở cơ sở mười, hai mươi người, đội có thể chỉ gồm chủ cơ sở, một người phụ trách chất lượng, tổ trưởng sản xuất và người bảo trì. Như vậy là đủ nếu họ thật sự họp, thật sự tham gia phân tích, và có biên bản cho thấy điều đó.
Gợi ý thành phần đội theo quy mô
Bảng dưới là gợi ý tham khảo, không phải quy định. Điều quan trọng là đội có đủ góc nhìn, không phải đủ chức danh.
| Quy mô cơ sở | Thành phần tối thiểu gợi ý | Lưu ý |
|---|---|---|
| Hộ, xưởng dưới mười người | Chủ cơ sở, người làm chính ở mỗi công đoạn quan trọng | Có thể mời người ngoài có chuyên môn cho lần phân tích đầu |
| Xưởng mười đến năm mươi người | Chủ hoặc giám đốc, phụ trách chất lượng, tổ trưởng sản xuất, bảo trì, mua hàng | Một người có thể kiêm hai vai, nhưng không kiêm hết |
| Nhà máy trên năm mươi người | Thêm kho vận, kiểm nghiệm, nhân sự đào tạo, đại diện từng dây chuyền | Có thể chia nhóm con theo dây chuyền, trưởng nhóm điều phối chung |
| Nhiều địa điểm | Đội chung và đầu mối tại mỗi địa điểm | Phân định rõ quyết định nào ở cấp chung, quyết định nào ở địa điểm |
Danh sách đội nên được ghi bằng văn bản, kèm vai trò của từng người và lý do họ có mặt. Khi một người rời cơ sở hay chuyển bộ phận, cập nhật danh sách ngay. Chuyên gia đánh giá hay đối chiếu danh sách với biên bản họp: người có tên trong đội mà chưa từng dự cuộc họp nào là dấu hiệu đội chỉ tồn tại trên giấy.
Trưởng nhóm an toàn thực phẩm cần những gì
Hiểu nguyên tắc HACCP và tiêu chuẩn đang áp dụng. Không chỉ học qua một lớp ngắn, mà hiểu đủ để dẫn phân tích mối nguy, giải thích cho chuyên gia đánh giá vì sao chọn điểm kiểm soát này, giới hạn kia.
Hiểu sản phẩm và công nghệ của cơ sở. Trưởng nhóm từ ngoài ngành mới vào thường gặp khó khi tranh luận với tổ sản xuất. Người được chọn nên có thời gian làm ở chính cơ sở hoặc ngành hàng tương tự.
Có quyền hạn được giao rõ. Trưởng nhóm cần quyền dừng một lô hàng, yêu cầu sửa chữa, báo cáo thẳng lên lãnh đạo. Quyền hạn nên được ghi bằng văn bản; nếu chỉ là danh xưng, hệ thống sẽ yếu ở đúng lúc cần quyết định.
Có thời gian. Ở cơ sở nhỏ, trưởng nhóm thường kiêm việc khác. Hãy tính lượng thời gian thật cần cho hệ thống mỗi tuần và giảm bớt việc khác tương ứng.
Có người dự phòng. Khi trưởng nhóm nghỉ dài hoặc nghỉ việc, hệ thống không được đứng. Chỉ định người thay thế và đào tạo người đó song song.
Biết nói chuyện với hai phía. Trưởng nhóm phải giải thích được yêu cầu kỹ thuật cho công nhân bằng lời dễ hiểu, và trình bày rủi ro cho lãnh đạo bằng ngôn ngữ chi phí, khách hàng, trách nhiệm. Kỹ năng này hay bị xem nhẹ khi chọn người, nhưng quyết định hệ thống có được làm theo hay không.
Đào tạo: ai cần học gì
Đào tạo nên theo vai trò, không phải cho mọi người học cùng một nội dung. Một khung gợi ý:
- Lãnh đạo: cam kết, trách nhiệm pháp lý của cơ sở về an toàn thực phẩm, cách đọc báo cáo của đội và quyết định nguồn lực.
- Trưởng nhóm và thành viên đội: nguyên tắc HACCP, yêu cầu tiêu chuẩn áp dụng, phân tích mối nguy, xác nhận giá trị sử dụng, đánh giá nội bộ.
- Người giám sát điểm kiểm soát tới hạn: giới hạn tới hạn, cách đo, cách ghi, phải làm gì khi vượt giới hạn, báo cho ai.
- Công nhân sản xuất: vệ sinh cá nhân, quy định khu vực, phản ứng khi thấy dị vật hoặc sự cố, dị ứng.
- Bảo trì: vệ sinh sau sửa chữa, kiểm soát dụng cụ, dầu mỡ dùng cho thiết bị thực phẩm, kiểm soát dị vật.
- Kho và mua hàng: tiêu chí nhận hàng, nhiệt độ, nguyên tắc nhập trước xuất trước hoặc hết hạn trước xuất trước, hồ sơ nhà cung cấp.
Yêu cầu bắt buộc theo pháp luật về kiến thức an toàn thực phẩm của chủ cơ sở và người trực tiếp sản xuất vẫn phải làm đúng theo quy định hiện hành; đào tạo nội bộ cho hệ thống chứng nhận là lớp bổ sung, không thay thế.
Bằng chứng năng lực chuyên gia đánh giá muốn xem
Tiêu chuẩn yêu cầu cơ sở xác định năng lực cần có cho từng vị trí, bảo đảm người đó có năng lực, và lưu bằng chứng. Bằng chứng không chỉ là chứng chỉ khoá học. Chuyên gia đánh giá thường xem bản mô tả yêu cầu năng lực theo vị trí, hồ sơ đào tạo (nội dung, người dạy, người học, ngày), và đặc biệt là cách cơ sở đánh giá hiệu quả đào tạo.
Đánh giá hiệu quả có thể rất đơn giản: sau buổi đào tạo về điểm kiểm soát tới hạn, tổ trưởng quan sát công nhân làm thật trong một ca và ghi nhận. Hoặc chuyên gia nội bộ hỏi lại vài câu ngay tại vị trí làm việc. Những ghi nhận này có giá trị hơn một bài kiểm tra trắc nghiệm làm cho có.
Và cách kiểm tra cuối cùng luôn diễn ra tại xưởng: chuyên gia hỏi thẳng người đứng máy. Nếu người giám sát điểm kiểm soát tới hạn không biết giới hạn là bao nhiêu hoặc không biết phải làm gì khi vượt, mọi hồ sơ đào tạo đẹp trên giấy đều mất giá trị.
Họp đội và giữ đội sống qua thời gian
Đội an toàn thực phẩm hay mạnh lúc chuẩn bị chứng nhận và yếu dần sau đó. Để giữ nhịp, nên có lịch họp định kỳ với nội dung cố định: xem dữ liệu giám sát, khiếu nại, sự cố, kết quả kiểm nghiệm, thay đổi sắp tới về nguyên liệu, công thức, thiết bị. Mỗi cuộc họp có biên bản ngắn ghi quyết định và người phụ trách.
Thay đổi là lý do quan trọng nhất để đội họp ngoài lịch. Cơ sở định đổi nhà cung cấp bột, mua máy đóng gói mới, nhận làm hàng cho khách có yêu cầu dị ứng đặc biệt: đội phải xem lại phân tích mối nguy trước khi thay đổi đi vào sản xuất, không phải sau khi đã có sự cố.
Ví dụ giả định: một xưởng bún ở Thái Nguyên thay máy ép mới. Đội họp trước khi lắp, phát hiện máy mới có bộ phận nhựa tiếp xúc trực tiếp với bột và chưa có hồ sơ vật liệu từ nhà cung cấp máy. Xưởng yêu cầu bổ sung hồ sơ, cập nhật danh mục vật dụng dễ vỡ và quy trình vệ sinh, rồi mới chạy máy. Biên bản cuộc họp đó là bằng chứng về quản lý thay đổi mà chuyên gia đánh giá thường hỏi.
Khi đội an toàn thực phẩm bất đồng với sản xuất
Mâu thuẫn quen thuộc nhất ở cơ sở nhỏ là giữa tiến độ giao hàng và an toàn thực phẩm. Lô hàng gấp, một điểm kiểm soát tới hạn vừa vượt giới hạn trong ít phút, tổ sản xuất muốn cho qua, trưởng nhóm muốn giữ lại đánh giá. Nếu không có quy tắc định trước, quyết định sẽ thuộc về người nói to nhất hoặc người có chức vụ cao nhất, và hồ sơ sau đó thường không phản ánh đúng chuyện đã xảy ra.
Cách làm bền là viết sẵn quy tắc xử lý sản phẩm không phù hợp: ai có quyền giữ lô, ai có quyền quyết định cho xuất, căn cứ để quyết định là gì, ghi lại ra sao. Lãnh đạo cần cam kết bằng hành động rằng quyền giữ lô của trưởng nhóm được tôn trọng, kể cả khi điều đó làm chậm một đơn hàng. Chuyên gia đánh giá hay hỏi lần gần nhất một lô bị giữ lại, ai quyết định và kết quả cuối cùng ra sao; câu trả lời cho họ biết văn hoá an toàn thực phẩm của cơ sở rõ hơn bất cứ bản chính sách nào.
Bất đồng cũng có mặt tích cực. Tổ sản xuất thường chỉ ra những yêu cầu không thực tế trong quy trình; đội nên ghi nhận và sửa quy trình cho khả thi, thay vì để công nhân tự đi đường tắt.
Câu hỏi thường gặp
Cơ sở nhỏ có thể thuê người ngoài làm trưởng nhóm an toàn thực phẩm không?
ISO 22000 yêu cầu lãnh đạo chỉ định trưởng nhóm và người đó phải có năng lực, quyền hạn trong hệ thống của cơ sở. Thuê người ngoài làm tư vấn được, nhưng trưởng nhóm nên là người gắn bó với cơ sở để điều hành hằng ngày và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo.
Chủ cơ sở có nên tự làm trưởng nhóm không?
Ở cơ sở rất nhỏ, chủ cơ sở làm trưởng nhóm là chuyện thường gặp và có ưu điểm là quyền quyết định cao. Nhược điểm là thường thiếu thời gian. Nếu tự làm, hãy giao việc vận hành hồ sơ cho một người khác và giữ vai trò ra quyết định.
Thành viên đội có cần chứng chỉ đào tạo bên ngoài không?
Tiêu chuẩn yêu cầu năng lực, không bắt buộc chứng chỉ của đơn vị bên ngoài. Tuy vậy, với trưởng nhóm và người dẫn phân tích mối nguy, một khoá đào tạo bài bản giúp nền tảng chắc hơn. Khách hàng một số thị trường còn có yêu cầu riêng về đào tạo.
Đội an toàn thực phẩm họp bao lâu một lần là hợp lý?
Không có con số chung. Nhiều cơ sở nhỏ họp hằng tháng và họp thêm khi có thay đổi hay sự cố. Quan trọng là có lịch, có biên bản, và cuộc họp dẫn tới quyết định cụ thể, không chỉ để đủ chữ ký.
Trưởng nhóm nghỉ việc ngay trước đợt đánh giá thì làm sao?
Chỉ định người thay thế bằng văn bản, rà nhanh năng lực của người đó, báo tổ chức chứng nhận nếu hợp đồng yêu cầu. Nếu đã có người dự phòng được đào tạo từ trước, buổi đánh giá vẫn có thể diễn ra bình thường.
Công nhân thời vụ có cần đào tạo theo hệ thống không?
Có, ở mức phù hợp vai trò: vệ sinh cá nhân, quy định khu vực, cách báo khi thấy sự cố. Người làm ở điểm kiểm soát tới hạn thì không nên là công nhân thời vụ mới vào; nếu bắt buộc, phải đào tạo và giám sát chặt trước khi giao việc.