Đánh giá chứng nhận hệ thống an toàn thực phẩm thường đi hai giai đoạn: giai đoạn một xem hồ sơ và mức sẵn sàng, giai đoạn hai đánh giá tại hiện trường xem hệ thống có chạy thật không. Ở giai đoạn hai, phần lớn thời gian của chuyên gia nằm ở xưởng: đi theo dây chuyền, đứng tại điểm kiểm soát tới hạn, đọc nhật ký ngay tại chỗ, hỏi người đang đứng máy. Phòng họp chỉ là nơi mở đầu và kết thúc.
Bài này mô tả một ngày đánh giá điển hình ở xưởng thực phẩm cỡ nhỏ và vừa, theo thứ tự chuyên gia hay đi, kèm những câu hỏi họ thường đặt và những bằng chứng nên để sẵn ở đúng chỗ. Cách tổ chức cụ thể tuỳ tổ chức chứng nhận, tiêu chuẩn và quy mô cơ sở; số ngày công đánh giá do tổ chức chứng nhận tính theo quy tắc của họ, bạn hỏi khi nhận báo giá. Phần chọn tổ chức chứng nhận và các vấn đề chung về giai đoạn đánh giá của chứng nhận ISO quản lý chất lượng được viết ở các bài khác của Tiêu Chí; ở đây chỉ bàn phần riêng của thực phẩm.
Giai đoạn một: hồ sơ và mức sẵn sàng
Giai đoạn một có thể diễn ra tại cơ sở hoặc một phần từ xa, tuỳ tổ chức chứng nhận. Chuyên gia đọc phạm vi đăng ký, sơ đồ quy trình công nghệ, danh mục sản phẩm, kế hoạch HACCP hoặc kế hoạch kiểm soát mối nguy, các chương trình tiên quyết, kết quả đánh giá nội bộ và xem xét của lãnh đạo nếu tiêu chuẩn đòi. Mục tiêu là trả lời câu hỏi: cơ sở đã đủ sẵn sàng để đánh giá giai đoạn hai chưa.
Ở thực phẩm, chuyên gia giai đoạn một rất hay hỏi về sơ đồ quy trình: sơ đồ có khớp thực tế không, có ghi các dòng tái chế, bán thành phẩm quay lại, nước và phụ gia đi vào ở đâu không. Một sơ đồ vẽ gọn mà bỏ dòng hàng lỗi quay về nồi nấu là lỗ hổng lớn, vì phân tích mối nguy dựa trên sơ đồ đó.
Kết thúc giai đoạn một, cơ sở nhận danh sách các vấn đề cần xử lý trước giai đoạn hai. Đừng xem nhẹ danh sách này. Nếu để nguyên sang giai đoạn hai, nhiều mục sẽ thành điểm không phù hợp chính thức. Khoảng cách giữa hai giai đoạn nên đủ để bạn sửa, nhưng không nên kéo quá dài khiến hồ sơ giai đoạn một bị cũ.
Một ngày giai đoạn hai, theo thứ tự hay gặp
Thứ tự dưới đây là khuôn phổ biến; chuyên gia có thể đảo tuỳ ca sản xuất. Điều quan trọng là xưởng phải đang chạy sản xuất thật trong ngày đánh giá, nếu không chuyên gia không có gì để quan sát.
- Họp mở đầu ngắn: xác nhận phạm vi, lịch làm việc, người dẫn đường, quy định an toàn và vệ sinh khi vào xưởng.
- Thay bảo hộ và đi qua khu vệ sinh cá nhân. Ngay ở cửa vào, chuyên gia đã quan sát được nhiều thứ: bồn rửa tay có nước và xà phòng không, công nhân có làm đúng không.
- Đi theo dòng nguyên liệu: khu nhận hàng, kho nguyên liệu, khu sơ chế, các công đoạn chế biến, đóng gói, kho thành phẩm. Tại mỗi khu, đối chiếu thực tế với sơ đồ quy trình.
- Dừng tại từng điểm kiểm soát tới hạn: hỏi giới hạn tới hạn là bao nhiêu, ai giám sát, giám sát bằng gì, thiết bị đo có được hiệu chuẩn không, và đọc nhật ký giám sát ngay tại chỗ.
- Thử truy xuất: chọn một lô thành phẩm trong kho, yêu cầu truy ngược về nguyên liệu và truy xuôi tới khách hàng nhận hàng.
- Phỏng vấn người đứng máy, người kiểm tra nhận hàng, người vệ sinh, không chỉ trưởng bộ phận.
- Về văn phòng xem hồ sơ: xác nhận giá trị sử dụng của biện pháp kiểm soát, đánh giá nội bộ, xử lý khiếu nại, thu hồi, đào tạo, kết quả kiểm nghiệm.
- Họp kết thúc: chuyên gia trình bày phát hiện, phân loại điểm không phù hợp, thống nhất thời hạn khắc phục.
Tại điểm kiểm soát tới hạn, chuyên gia hỏi gì
Giới hạn tới hạn lấy ở đâu ra. Ví dụ nhiệt độ thanh trùng bao nhiêu độ trong bao lâu. Chuyên gia muốn thấy căn cứ: quy định, tài liệu khoa học, thông số do nhà sản xuất thiết bị khuyến nghị kèm thử nghiệm của chính cơ sở. Câu trả lời "xưa nay vẫn làm vậy" sẽ bị ghi lại.
Ai giám sát và giám sát lúc nào. Người giám sát phải được đào tạo, biết phải làm gì khi số đo vượt giới hạn. Chuyên gia thường hỏi thẳng công nhân đó, không hỏi qua quản lý.
Khi vượt giới hạn thì đã làm gì. Nhật ký giám sát mà không bao giờ có một lần vượt giới hạn trong nhiều tháng đôi khi lại là dấu hiệu đáng ngờ. Chuyên gia sẽ hỏi lần gần nhất có sai lệch, lô hàng đó được xử lý thế nào, có hồ sơ hành động khắc phục không.
Thiết bị đo có đúng không. Nhiệt kế, đầu dò, máy dò kim loại phải có lịch hiệu chuẩn hoặc kiểm tra. Với máy dò kim loại, chuyên gia hay yêu cầu thử bằng mẫu chuẩn ngay tại chỗ.
Ai thẩm tra. Người thứ hai, thường là quản lý chất lượng, xem lại nhật ký định kỳ và ký xác nhận. Thiếu bước thẩm tra là lỗi hay gặp ở cơ sở nhỏ, nơi một người vừa làm vừa tự kiểm.
Bài thử truy xuất: chỗ nhiều cơ sở vấp
Thử truy xuất là phép thử nhanh nhất cho thấy hệ thống hồ sơ có liên thông không. Chuyên gia chọn một mã lô thành phẩm, có khi chọn từ kho, có khi chọn từ một hoá đơn bán hàng cũ, rồi đề nghị cơ sở chỉ ra lô đó dùng nguyên liệu nào, của nhà cung cấp nào, sản xuất ca nào, ai giám sát điểm kiểm soát tới hạn hôm đó, kiểm nghiệm ra sao, đã giao cho những ai và còn tồn bao nhiêu.
Cơ sở vấp vì hồ sơ nằm ở nhiều nơi: phiếu nhập kho ở kế toán, nhật ký sản xuất ở xưởng, phiếu xuất ở bộ phận bán hàng, và không có mã lô chung nối chúng lại. Việc cần làm trước buổi đánh giá là tự diễn tập vài lần, đo thời gian, rồi sửa cách đánh mã lô cho liền mạch. Cân đối khối lượng cũng hay bị hỏi: nguyên liệu vào bao nhiêu, thành phẩm ra bao nhiêu, hao hụt có hợp lý không.
Truy xuất nguồn gốc theo nghĩa pháp lý và kỹ thuật số là mảng riêng; ở đây chỉ nói phần chuyên gia đánh giá yêu cầu trong khuôn khổ chứng nhận hệ thống.
Phân loại điểm không phù hợp và việc phải làm sau đó
Tên gọi và cách phân loại khác nhau giữa các tiêu chuẩn và tổ chức chứng nhận; bảng dưới dùng cách gọi phổ biến để bạn hình dung.
| Loại | Hiểu đơn giản | Hệ quả thường gặp |
|---|---|---|
| Điểm không phù hợp nặng | Một yêu cầu không được đáp ứng ở mức có thể ảnh hưởng an toàn sản phẩm, hoặc hệ thống gần như không vận hành ở một mảng | Chưa cấp chứng nhận cho tới khi khắc phục và được xác nhận, có thể cần đánh giá bổ sung tại chỗ |
| Điểm không phù hợp nhẹ | Sai sót đơn lẻ, hệ thống vẫn vận hành | Nộp kế hoạch khắc phục, bằng chứng thực hiện trong thời hạn thống nhất |
| Khuyến nghị, cơ hội cải tiến | Chưa vi phạm yêu cầu, chuyên gia gợi ý làm tốt hơn | Không bắt buộc, nhưng nên ghi lại và cân nhắc |
Khi viết kế hoạch khắc phục, đừng chỉ sửa đúng cái chuyên gia nhìn thấy. Chuyên gia muốn thấy phân tích nguyên nhân gốc: vì sao sai, sai ở đâu nữa, sửa thế nào để không lặp lại. Một bản khắc phục chỉ ghi "đã ghi bổ sung nhật ký" thường bị trả lại.
Những việc nên và không nên trong ngày đánh giá
Ngày đánh giá căng thẳng với mọi cơ sở lần đầu. Vài nguyên tắc giúp buổi làm việc trôi chảy và công bằng cho cả hai bên:
- Chọn người dẫn đường hiểu xưởng và có quyền gọi người khác tới trả lời; không để nhân viên mới đi cùng chuyên gia.
- Để hồ sơ ở đúng chỗ dùng: nhật ký điểm kiểm soát tới hạn nằm cạnh điểm đó, không gom hết về văn phòng chỉ vì sợ bẩn.
- Trả lời đúng điều được hỏi; không biết thì nói sẽ kiểm tra lại, đừng đoán.
- Không "dọn dẹp" bằng cách dừng một dây chuyền có vấn đề trong ngày đánh giá; chuyên gia sẽ hỏi vì sao dây chuyền đứng.
- Không ghi bổ sung, sửa ngày trên hồ sơ cũ trước buổi đánh giá. Hồ sơ bị sửa dễ nhận ra và gây mất tin cậy với toàn bộ hệ thống.
- Ghi chép lại các phát hiện ngay trong ngày để họp kết thúc không bị bất ngờ, và hỏi rõ nếu chưa hiểu căn cứ của một điểm không phù hợp.
Nếu bạn không đồng ý với một kết luận, hãy trao đổi ngay ở buổi họp kết thúc, sau đó dùng thủ tục khiếu nại của tổ chức chứng nhận. Mọi tổ chức chứng nhận hoạt động đúng chuẩn đều phải có quy trình xử lý khiếu nại, kháng nghị.
Xác nhận giá trị sử dụng và thẩm tra: phần hồ sơ hay bị hỏi kỹ
Hai khái niệm này hay bị lẫn với nhau và với việc giám sát hằng ngày. Giám sát là đo đúng lúc, ví dụ đọc nhiệt độ lõi sản phẩm sau khi hấp. Thẩm tra là kiểm tra lại xem việc giám sát có được làm đúng không, ví dụ quản lý chất lượng xem nhật ký mỗi tuần, đối chiếu với nhiệt kế đã hiệu chuẩn. Xác nhận giá trị sử dụng đi trước cả hai: chứng minh rằng biện pháp kiểm soát, nếu làm đúng như thiết kế, thật sự đưa mối nguy về mức chấp nhận được.
Ở cơ sở nhỏ, phần xác nhận giá trị sử dụng thường mỏng nhất. Ví dụ giả định: một xưởng giò chả ở Hải Phòng đặt thời gian luộc theo kinh nghiệm của người thợ cả. Khi chuẩn bị chứng nhận, xưởng cần đo nhiệt độ lõi của những cây giò lớn nhất ở vị trí nguội nhất trong nồi, lặp lại nhiều mẻ, ghi kết quả và so với mức nhiệt cần đạt theo tài liệu tham khảo. Bộ số liệu đó là bằng chứng chuyên gia muốn thấy.
Khi đổi công thức, đổi thiết bị, đổi kích cỡ sản phẩm, phần xác nhận cũng phải làm lại. Chuyên gia thường hỏi: lần gần nhất thay đổi quy trình là khi nào, đã đánh giá lại mối nguy chưa. Một cơ sở mua nồi hấp mới mà vẫn dùng thông số của nồi cũ là tình huống rất hay gặp.
Câu hỏi thường gặp
Ngày đánh giá giai đoạn hai có bắt buộc xưởng phải đang sản xuất không?
Thông thường có. Chuyên gia cần quan sát quy trình đang chạy, người đang làm và điểm kiểm soát tới hạn đang được giám sát. Nếu sản xuất theo mùa vụ, bạn nên thống nhất lịch đánh giá rơi vào mùa đang chạy để buổi đánh giá có giá trị.
Chuyên gia có được phỏng vấn công nhân mà không có quản lý đứng cạnh không?
Chuyên gia có quyền phỏng vấn người trực tiếp làm việc để xác nhận quy trình. Quản lý có thể đi cùng nhưng không nên trả lời thay. Câu trả lời tự nhiên của công nhân, kể cả khi không hoàn hảo, thường đáng tin hơn một câu trả lời được nhắc.
Có được dùng lại báo cáo kiểm nghiệm cũ cho đợt đánh giá không?
Được, miễn là báo cáo còn phù hợp với sản phẩm và tần suất kiểm nghiệm cơ sở tự đặt ra. Chuyên gia sẽ xem chuỗi kết quả theo thời gian, không chỉ một báo cáo gần nhất, và hỏi vì sao chọn các chỉ tiêu đó.
Bị điểm không phù hợp nặng thì có mất hết công chuẩn bị không?
Không. Thường cơ sở được khắc phục trong thời hạn quy định và có thể phải đánh giá bổ sung phần liên quan. Chỉ khi không khắc phục kịp, tổ chức chứng nhận mới có thể yêu cầu đánh giá lại từ đầu.
Thử truy xuất phải hoàn thành trong bao lâu?
Mỗi tiêu chuẩn và mỗi bên mua có kỳ vọng riêng; nhiều cơ sở tự đặt mục tiêu vài giờ. Điều quan trọng hơn là kết quả đầy đủ và cân đối được khối lượng. Bạn nên diễn tập trước để biết thời gian thật của mình.
Có nên thuê người tư vấn ngồi cùng trong ngày đánh giá không?
Người tư vấn có thể hỗ trợ giải thích hồ sơ, nhưng không nên trả lời thay cho nhân sự của cơ sở. Chuyên gia đánh giá hệ thống của bạn, không phải hiểu biết của người tư vấn. Nhiều tổ chức chứng nhận cũng có quy định về vai trò người quan sát trong buổi đánh giá.